Kaugtöös kasutatavad tehnoloogilised vahendid: Difference between revisions

From ICO wiki
Jump to navigationJump to search
← Older editNewer edit →
No edit summary
Jumoil (talk | contribs)
7 edits
No edit summary
Line 144: Line 144:
Adobe Document Cloud on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua, redigeerida ja allkirjastada dokumente. Samuti saab Adobe Document Cloud'i integreerida teiste Adobe tarkvaradega nagu Acrobat ja Sign.
Adobe Document Cloud on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua, redigeerida ja allkirjastada dokumente. Samuti saab Adobe Document Cloud'i integreerida teiste Adobe tarkvaradega nagu Acrobat ja Sign.
Adobe Document Cloud võimaldab muuta käsitsi tehtavad dokumendiprotsessid tõhusateks digitaalseteks protsessideks. Adobe Document Cloud sisaldab maailma juhtivaid PDF- ja e-allkirjalahendusi.  PDF-failidega saab ühenduda kõikjal ja jagada neid kolleegidega. Adobe Document Cloud võimaldab näiteks telefonis aruandeid üle vaadata, tahvelarvutis ettepanekuid muuta ja brauseris esitlustele kommentaare lisada. Digitaalallkirjade töövoogude abil on kõigil kiire ja lihtne luua, jälgida ja seaduslikult allkirjastada lepinguid. Ettevõtted saavad uute töötajatega liitumist sujuvamaks muuta. Üksikisikud saavad taotlused hetkega heaks kiita. Mitmeastmelised protsessid on võimalik lõpule viia kiiremini kui varem. <ref>Adobe, "Adobe Document Cloud", [www] https://www.adobe.com/ee/documentcloud.html Kasutatud 07.05.2023</ref>
Adobe Document Cloud võimaldab muuta käsitsi tehtavad dokumendiprotsessid tõhusateks digitaalseteks protsessideks. Adobe Document Cloud sisaldab maailma juhtivaid PDF- ja e-allkirjalahendusi.  PDF-failidega saab ühenduda kõikjal ja jagada neid kolleegidega. Adobe Document Cloud võimaldab näiteks telefonis aruandeid üle vaadata, tahvelarvutis ettepanekuid muuta ja brauseris esitlustele kommentaare lisada. Digitaalallkirjade töövoogude abil on kõigil kiire ja lihtne luua, jälgida ja seaduslikult allkirjastada lepinguid. Ettevõtted saavad uute töötajatega liitumist sujuvamaks muuta. Üksikisikud saavad taotlused hetkega heaks kiita. Mitmeastmelised protsessid on võimalik lõpule viia kiiremini kui varem. <ref>Adobe, "Adobe Document Cloud", [www] https://www.adobe.com/ee/documentcloud.html Kasutatud 07.05.2023</ref>
=Kaugtöö turvalisus=
Kaugtöö turvalisus tähendab meetmete rakendamist, et tagada organisatsiooni süsteemide ja andmete turvalisus, kui töötajad töötavad väljaspool kontorit, näiteks kodus või mujal. Kaugtöö turvalisus hõlmab mitmesuguseid aspekte, nagu töötajate autentimine, seadmete turvalisus, turvalised ühendused, andmekaitse ja kaugtööpoliitikad.
==Töötajate autentimine ja ligipääsu haldamine==
Töötajate autentimine on oluline kaugtöö turvalisuse aspekt, mis tagab, et ainult õigustatud isikud pääsevad organisatsiooni süsteemidesse ja ressurssidesse. Autentimisprotsess hõlmab tihtipeale mitmefaktorilist autentimist (MFA), mis nõuab töötajatelt mitme turvameetme kasutamist, nagu paroolid, biomeetrilised andmed ja riistvarapõhised turvavõtmed <ref>Sasse, M.A., & Flechais, I., "Usable security: Why do we need it? How do we get it?", [www] https://www.oreilly.com/library/view/security-and-usability/0596008279/ Kasutatud 07.05.2023</ref>.
Ligipääsu haldamine hõlmab õiguste ja piirangute määramist töötajatele, et tagada, et nad saavad oma tööülesandeid täita, kuid ei pääseks juurde liigsetele süsteemidele ja andmetele. See hõlmab rollipõhist juurdepääsukontrolli (RBAC) ja vähimad privileegid, et vähendada ohtu, et ründajad saaksid juurdepääsu tundlikule teabele või süsteemidele<ref>Anderson, R., & Moore, T., "Information Security: Where Computer Science, Economics and Psychology Meet", [www] https://royalsocietypublishing.org/doi/10.1098/rsta.2009.0027 Kasutatud 07.05.2023</ref>.
==Seadmete turvalisus==
Kaugtöö turvalisuse üks peamisi väljakutseid on seadmete ja võrgu turvalisuse tagamine, eriti kui töötajad kasutavad oma isiklikke seadmeid tööülesannete täitmiseks. Selleks tuleks rakendada seadmete haldamise poliitikaid, mis tagavad kõigi kasutatavate seadmete turvalisuse. <ref>NIST, "Guide for Conducting Risk Assessments", [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800-30r1.pdf Kasutatud 07.05.2023</ref>  Seadmete krüptimine, automaatsed tarkvarauuendused ja turvaparandused aitavad tagada seadmete turvalisuse kaugtöö ajal.
==Turvalised ühendused ja andmekaitse==
Turvaliste ühenduste loomine on kaugtöö turvalisuse tagamisel kriitilise tähtsusega. Virtuaalsed privaatvõrgud (VPN) on laialdaselt kasutatavad turvaliste krüpteeritud ühenduste loomiseks töötajate seadmete ja organisatsiooni sisemiste ressursside vahel. VPN-i kasutamine aitab tagada andmete konfidentsiaalsuse ja terviklikkuse, kuineed liiguvad avalike võrkude kaudu.
Lisaks VPN-idele kasutatakse turvaliste ühenduste loomiseks sageli Secure Sockets Layer (SSL) ja Transport Layer Security (TLS) protokolle, mis krüpteerivad andmeid veebiliikluse ajal.<ref>Rescorla, E., "The Transport Layer Security (TLS) Protocol Version 1.3", [www] https://tools.ietf.org/html/rfc8446 Kasutatud 07.05.2023</ref> Eriti oluline on nende protokollide kasutamine, kui töötajad kasutavad pilveteenuseid, nagu e-post, failide jagamine ja koostöövahendid.
Andmekaitse hõlmab tundliku teabe säilitamise, töötlemise ja edastamise turvalisust. Andmekaitse võib hõlmata teabe krüptimist nii puhkeseisundis kui ka edastamise ajal, andmete varundamise ja taastamise protseduure, samuti andmelekketõrje (DLP) lahendusi, mis aitavad tuvastada ja takistada teabe lekkeid.
==Töötajate teavitamine ja koolitamine==
Töötajate teadlikkus turvapõhimõtetest ja -poliitikatest on oluline komponent kaugtöö turvalisuse tagamisel. Regulaarne koolitus ja teavitamine aitavad töötajatel ära tunda ja vältida potentsiaalseid ohte, nagu sotsiaalse inseneeria rünnakud, petukirjad ja petturlikud telefonikõned. <ref name="nist">NIST, "Guide to Enterprise Telework, Remote Access, and Bring Your Own Device (BYOD) Security", National Institute of Standards and Technology, [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPublications/NIST.SP.800-46r2.pdf Kasutatud 07.05.2023</ref>
Töötajatele tuleks pakkuda praktilisi juhiseid turvaparoolide loomiseks, turvaliste ühenduste kasutamiseks ja isikliku teabe kaitsmiseks. Töötajate koolitamisel tuleks keskenduda ka kaugtöö parimatele tavadele, nagu töökeskkonna turvalisus, andmete varundamine ja seadmete füüsiline turvalisus.
==Levinud tarkvara ja tehnoloogiad==
Kaugtöö turvalisuse tagamiseks kasutatakse paljusid tarkvara- ja tehnoloogialahendusi:
VPN-kliendid: ExpressVPN, NordVPN, CyberGhost
Autentimislahendused: Duo Security, Okta, Google Authenticator
Turvalised failide jagamise ja koostööplatvormid: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive
Turvalised suhtlusvahendid: Signal, Slack, Microsoft Teams
Viirusetõrje- ja pahavaratõrje tarkvara: Norton, McAfee, Kaspersky
Tulemüürid ja võrgu turvalahendused: pfSense, Cisco, Juniper
Andmelekketõrje (DLP) lahendused: Symantec, Digital Guardian, Forcepoint
Kaugtöö turvalisuse tagamine nõuab mitmekesist lähenemist, mis hõlmab tehnoloogia, protsesside ja inimeste kombinatsiooni. Organisatsioonid peavad kasutama mitmeid turvameetmeid, nagu autentimine, ligipääsu haldamine, turvalised ühendused, andmekaitse ja seadmete turvalisus, et kaitsta oma süsteeme ja andmeid kaugtöö ajal. Töötajate teadlikkuse tõstmine ja koolitamine on samuti ülioluline, et tagada nende valmisolek ja võimekus kaitsta organisatsiooni ressursse ja teavet.
Regulaarsed turvaauditid ja riskianalüüsid aitavad organisatsioonidel tuvastada ja lahendada turvaprobleeme ning tagada, et kõiki turvameetmeid ajakohastatakse ja optimeeritakse vastavalt muutuvatele ohtudele ja parimatele tavadele. <ref name="owasp">OWASP, "OWASP Top Ten Project", The OWASP Foundation, [www] https://owasp.org/www-project-top-ten/ Kasutatud 07.05.2023</ref>


=Viited=
=Viited=

Revision as of 14:04, 7 May 2023

Projektijuhtimise tarkvarad

Projektijuhtimistarkvara roll kaugtöös

Projektijuhtimistarkvara on kaugtöö puhul oluline vahend, mis aitab meeskonnal hallata projekte, jagada ülesandeid, jälgida projekti tulemusi ja edusamme [1]. Projektijuhtimistarkvara abil saab meeskond hallata ülesandeid, luua ajakava ja määrata tähtaegu [2]. Tarkvara võimaldab meeskonnal jälgida projekti ressursse, sealhulgas aega ja eelarvet. Lisaks võimaldab meeskonnaliikmetel töötada koos samade dokumentide ja andmetega ning jagada vajalikku teavet, saada teavitusi ja meeldetuletusi tähtaegade ja muude oluliste sündmuste kohta.

Projektijuhtimistarkvara valiku kriteeriumid

Kaugtöö puhul on oluline valida projektijuhtimistarkvara, mis võimaldab erinevaid funktsioone vastavalt meeskonna ja organisatsiooni vajadustele, näiteks ülesannete haldamine, ajakava planeerimine, tegevuste jälgimine, eelarve haldamine jne. Tarkvara kasutamine peaks olema lihtne ja intuitiivne, et kõik meeskonnaliikmed saaksid sellega hõlpsasti hakkama. Selleks võib olla vajalik tarkvaraga tutvumise koolitus või koolituse korraldamine. Oluline roll on projektijuhtimistarkvara puhul koostöövõimalusetel. Tarkvara peaks võimaldama meeskonnaliikmetel töötada koos sama projekti kallal, jagada ideid ja dokumente, kommunikeerida ning jälgida teiste tööd. Luua meeskondade vahelisi projekte ja jagada tööülesandeid. Lisaks peaks olema võimalik antud tarkvara integreerida teiste rakendustega, näiteks suhtlusplatvormidega, mis aitab vältida andmete kopeerimist erinevate rakenduste vahel. Oluline on ka turvalisus ja hind. Tuleks hinnata tarkvara kulusid ning valida selline tarkvara, mis mahub organisatsiooni eelarvesse. Samuti võib olla kasulik kaaluda tarkvara makseplaani paindlikkust vastavalt meeskonna suurusele ja projektide arvule.

Populaarsed projektijuhtimistarkvarad kaugtöös

Asana

Asana on üks populaarsemaid projektijuhtimistarkvarasid, mis võimaldab meeskonnal jälgida projekte, määrata ülesandeid, jälgida nende täitmist ja suhelda meeskonnaga ühes kohas. [3]

Trello

Trello on visuaalne projektijuhtimistarkvara, mis võimaldab meeskonnal koos töötada paindliku ja intuitiivse kasutajaliidese abil. Trello's saab projekte jälgida kaartide abil, määrata tähtaegu ja jälgida iga kaardi olekut. [4]

Jira

Jira on populaarne tarkvara, mida kasutatakse agiilse projekti juhtimiseks. See pakub töövoogude automatiseerimist, tõhusat meeskonnatööd, projektide jõudluse jälgimist ja analüüse. [5]

Monday.com

Monday.com on visuaalne ja mitmekülgne projektijuhtimistarkvara, mis võimaldab meeskonnal koos töötada ja jälgida projekti erinevaid aspekte. See pakub ka võimalust luua kohandatud projekti vaateid ja automatiseerida ülesannete töövooge. [6]

Basecamp

Basecamp on lihtne ja tõhus tarkvara, mis sobib hästi väiksematele meeskondadele. See pakub projektide jälgimist, ülesannete määramist ja töövoogude automatiseerimist, samuti võimalust suhelda meeskonnaga ühes kohas. [7]


Koostööplatvormid

Koostööplatvormid on digitaalsed tööriistad, mis võimaldavad meeskondadel suhelda, koostööd teha, faile jagada ja ülesandeid hallata. Kaugtöö, mis on sageli seotud töötamisega väljaspool traditsioonilist kontorikeskkonda, on kasvanud populaarsuselt tänu tehnoloogia arengule ja muutunud tööharjumustele. Koostööplatvormid aitavad kaugtöötajatel ja -meeskondadel olla produktiivsed ja ühenduses.

Koostööplatvorme võib jagada järgnevalt:

Videokonverentsi platvormid

Videokonverentsi platvormid keskenduvad peamiselt videokõnede pidamisele ja võimaldavad ka ekraani jagamist osalejatega. Need platvormid on loodud suuremahuliste koosolekute, veebiseminaride, koolituste ja muude sarnaste ürituste jaoks. näiteks:

Videokonverentsi platvormi valiku kriteeriumid

Videokonverentsi platvormi valimisel on oluline arvestada mitmete kriteeriumidega, et tagada parim sobivus ettevõtte või meeskonna vajadustega. Üks peamisi tegureid on kasutajasõbralikkus, sest platvorm peaks olema lihtne kasutada ja intuitiivne, et meeskonnaliikmed saaksid kiiresti ja hõlpsasti tööriistaga harjuda. Teine oluline aspekt on video- ja helikvaliteet, kuna selge pilt ja heli on eduka videokonverentsi jaoks hädavajalikud. Platvorm peaks pakkuma head kvaliteeti ka aeglaste või ebastabiilsete internetiühenduste korral, et tagada sujuv kogemus kõigile osalejatele. Lisaks on oluline, et valitud platvorm oleks turvaline ja pakuks andmekaitset, et kaitsta teie ettevõtte konfidentsiaalset teavet ja tagada vastavus regulatsioonidele. Samuti peaks platvorm olema integreeritav teiste teie ettevõttes kasutatavate tööriistade ja süsteemidega, et suurendada töövoo tõhusust ja ühtsust.


Suhtlusplatvorm

Suhtlusplatvorm on kaugtöös oluline vahend, mis võimaldab meeskonnaliikmetel suhelda üksteisega teksti, heli või video teel ning vajadusel jagada faile ja dokumente muutes koostöö lihtsamaks ja efektiivsemaks. Suhtlusplatvormid võimaldavad meeskonnaliikmetel töötada asukohast sõltumata ning olla kättesaadavad oma kolleegidele igal ajal.

Platvormid mis toetavad Suhtlemist:

Suhtlusplatvormi valiku kriteeriumid

Kaugtöö puhul on oluline valida suhtlusplatvorm, mis võimaldab kasutada erinevaid funktsioone vastavalt organisatsiooni eelistustele ja vajadustele, näiteks teksti- ja helikõned, videokonverentsid, failide jagamine, projekti haldamine. Oluline on kasutusmugavus. Suhtlusplatvormi kasutamine peaks olema lihtne ja intuitiivne, et kõik meeskonnaliikmed saaksid sellega hõlpsasti hakkama. Lisaks võiks platvorm võimaldada integreerimist erinevate rakenduste ja teenustega, mida organisatsioon kasutab, et sujuvalt suhelda ja koostööd teha. Keskkond peaks pakkuma turvalist suhtlemist, sh andmete krüpteerimist ja turvafunktsioone, et kaitsta organisatsiooni tundlikke andmeid ja teavet. Oluline on ka kaaluda suhtlusplatvormi kulusid ning valida selline platvorm, mis mahub organisatsiooni eelarvesse.

Platvormid

Cisco Webex

Pakub kvaliteetset videokonverentsi ja laia valikut koostöövahendeid. Cisco Webex on sobiv ettevõtetele, kes vajavad suurt turvalisust ja usaldusväärsust. Lisaks Tarkvara poolel on Cisco-l olemas Cisco Webex Room Kit mis on videokonverentside seadme komplekt, mõeldud sujuvaks integreerimiseks koosolekuruumidesse, et pakkuda kvaliteetset heli- ja videokommunikatsiooni. Room Kit'i lahendused on mõeldud koostöö hõlbustamiseks, sealhulgas ekraani jagamise funktsioonid, mis võimaldavad kasutajatel lihtsalt ja tõhusalt sisu jagada.

Webex Room Kit toetab traadita ekraani jagamist, mis võimaldab kasutajatel oma seadmetest sisu jagada ilma füüsilise ühenduseta. See on võimalik tänu Cisco Proximity funktsioonile, kus kliendid tuvastavad läheduses asuvaid seadmeid ultraheliga mida klient seade kuulab mikrofoniga. [8]

Lisaks traadita jagamisele toetab Room Kit ka traadiga ekraani jagamist läbi HDMI-ühenduse. See võib olla kasulik, kui on soov jagada suure eraldusvõimega sisu või kui traadita ühendus ei ole saadaval. [9] Mõned Room Kit'i mudelid sisaldavad ka Cisco Webex Boardi, mis on puutetundlik tahvel, millele saab joonistada ja märkmeid teha. See võib olla eriti kasulik koostööstsenaariumides, kus soovite oma ideid visualiseerida. [10]

Zoom

Zoom on videokonverentside ja ekraani jagamise platvorm, mis on saavutanud suure populaarsuse COVID-19 pandeemia ajal.[11] Zoom võimaldab kasutajatel luua ja hallata virtuaalseid koosolekuid, veebiseminare ning koolitusi. Zoomiga on võimalik reaalajas vestlust ja failide jagamist. Zoomil Ekraani jagamine on lihtne ja võimaldab kasutajatel näidata reaalajas nii kogu ekraani kui ka konkreetseid aknaid lisaks on mitmeid funktsioone, nagu näiteks tausta hägustamine ja vestluste salvestamine. [12]. Zoom pakub virtuaalset tahvlit ehk whiteboardi, millele saab joonistada või kirjutada koosoleku ajal. See on kasulik brainstormingute, ideede visualiseerimise või õpetamise ajal.[13]

Google Meet

Google Meet on Google'i poolt pakutav koostöö lahendus, mis on suunatud nii äri- kui ka haridussektorile. See on osa Google Workspace'ist (endine G Suite) ja pakub mitmeid funktsioone, sealhulgas videokõnesid, vestlusi ja ekraani jagamist ning mida saab integreerida teiste Google'i rakendustega, nagu Google Docs ja Google Sheets. See võimaldab meeskonnaliikmetel töötada koos samadel dokumentidel reaalajas ning korraldada videokonverentse kuni 250 inimesega. [14]

Discord

Discord on populaarne suhtlusplatvorm, mis on suunatud peamiselt mänguritele, kuid seda kasutatakse ka laialdaselt kaugtöös.[15] Discord võimaldab kasutajatel luua "servereid" ja "kanaleid" teemadel, millest nad soovivad rääkida. Need kanalid võivad olla tekstipõhised, kus kasutajad saavad sõnumeid postitada, või häälepõhised, kus kasutajad saavad reaalajas vestelda. Discord pakub ka videokõne- ja ekraani jagamise funktsioone, mis võimaldavad kasutajatel oma ekraani teistega jagada või videovestlusi pidada. See on eriti kasulik mänguritele, kes soovivad oma mängu kogemust teistega jagada, kuid seda saab kasutada ka töökoosolekute, koolituste või muude koosolekute jaoks. Discordi eeliseks on selle kasutusmugavus ja paindlikkus. Kasutajad saavad luua servereid ja kanaleid mis tahes teemal, mis neile meeldib, ja neid saab kohandada vastavalt nende vajadustele ning erinevate rollide määramist meeskonnaliikmetele. Lisaks on Discordi rakendus saadaval mitmesugustel platvormidel, sealhulgas Windows, macOS, Linux, iOS ja Android, mis tagab laialdase juurdepääsu.

Microsoft Teams

Microsoft Teams on Microsoft 365 teenuste kogumis sisalduv koostööplatvorm, mis on suunatud meeskondadele mis võimaldab suhtlust, koostööd ja projektijuhtimist ühe platvormi abil. Teams võimaldab reaalajas vestlust, heli- ja videokõnesid, failide jagamist ning projekti haldamist. [16] Lisaks Teams võimaldab kasutajatel jagada kogu ekraani, valitud akna või valitud rakenduse. See on kasulik, kui on soov näidata teistele osalejatele konkreetset rakendust või dokumenti, mis kasutajal avatud on. Lisaks on võimalik PowerPointi esitlusi otse jagada, nii et kasutaja saab oma slaidiseanssi juhtida ja kõik osalejad näevad teie esitlust reaalajas. Kui jagatakse oma ekraani, saab lubada teistel osalejatel juhtida jagaja ekraani. See võib olla kasulik näiteks IT-toe või koostöö stsenaariumides, kus soovite, et teine isik saaks teie ekraanil midagi teha. Nagu teised kaugtöös kasutatavad tarkvarad võimaldab Teams digitaalset tahvlit ehk whiteboardi, mida saate koosoleku ajal kasutada. Tahvlile saab joonistada, märkmeid teha ja oma ideid visualiseerida.[17] Tundliku sisu jagamise piirangud Teams võimaldab administraatoritel piirata ekraani jagamist, kui nad soovivad vältida tundliku sisu jagamist. Näiteks võib administraator keelata ekraani jagamise koosolekutel või piirata, kes saab sisu jagada.[18]

Slack

Slack on üks populaarsemaid suhtlusplatvorme kaugtöös, mis võimaldab reaalajas vestlust, heli- ja videokõnesid ning failide jagamist. Lisaks pakub Slack ka mitmeid integreerimisvõimalusi teiste rakendustega ning erinevaid funktsioone, nagu näiteks automatiseeritud sõnumid ja kanalite haldamine. [19]

Kaugjuhtimise tarkvarad

Kaugtöö ja kaugjuhtimise tarkvarad on loodud eelkõige kaugtöö toetamiseks ja arvuti kaugjuhtimiseks, pakkudes samuti ekraani jagamise võimalusi. Põhilised on:

Windows Remote Dekstop

Shodan.io päring avatud RDP pordid

Windows Remote Desktop on Microsofti poolt pakutav teenus, mis võimaldab kasutajatel luua ühenduse ja kontrollida teist arvutit kaugelt, justkui nad oleksid selle ees. See on kasulik tööriist, mis võimaldab IT-spetsialistidel pakkuda tehnilist tuge, võimaldab kaugtöötajatel juurdepääsu tööarvutile või võimaldab juurdepääsu oma arvutile teisest asukohast. Kuigi ei ole soovitatud Remote Desktopi interneti poole nähtavaks teha on siiski Shodan.io trendide järgi näha maailmas on interneti poole avatud Remote Desktopi süsteeme üle kolme miljoni.

AnyDesk

AnyDesk on populaarne kaugtöölaua tarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua ühenduse ja kontrollida teisi arvuteid kaugelt. Selle peamine eesmärk on võimaldada IT-spetsialistidel pakkuda tehnilist tuge, kaugtöötajatel juurdepääsu tööarvutile või lihtsalt lubada juurdepääsu oma arvutile teisest asukohast. AnyDesk rakendus serverit on võimalik installida ka On-Premise riistavarale mis annab ettevõttele võimaluse kaugtöölaua teenust hoida oma infrastruktuuri peal ja hoida andmed enda juures. [20]

TeamViewer

Tuntud kaugjuhtimise tarkvara, mis võimaldab arvuteid ja seadmeid üle maailma juhtida. TeamViewer ise on rohkem IT-toe suunitlusega ja on tihti kasutatud pahatahtlikult õngitsute ja Tehnilise toe petu skeemide jaoks, kus ründaja teeskleb näiteks ettevõtte töötajat, et saavutada kontrolli üle ohvri arvutite. Sellel põhjusel on Briti telecom TalkTalk blokeerinud tarkvara liikluse oma võrkudes[21]

Pilvepõhised dokumendihaldustarkvarad

Pilvepõhise dokumendihaldustarkvara roll kaugtöös

Pilvepõhised dokumendihaldustarkvarad on tänapäeval väga olulised ettevõtetele mitmel põhjusel. Pilvepõhine dokumendihaldustarkvara tagab, et dokumendid on veebipõhiselt igal ajal ja igas interneti ühendusega seadmes alati saadaval, olenemata töötamise viisist või töötamise asukohast. Kuna töötajad veedavad üha vähem aega kontoris, siis pakub pilvepõhine lahendus võimaluse kiireks ja lihtsaks koostööks. Dokumentidega võrgus koos töötamine ja failide jagamine kollegidega on lihtne. Töötajad saavad igal hetkel ligi dokumendi ajakohasele versioonile. Nad saavad samal ajal dokumenti täiendada ja kohe üksteisele tagasisidet anda. Dokumente saab hõlpsasti jagada lingina, mitte manusena. Seeläbi on saaja kindel, et töötab alati dokumendi uusima versiooniga. Pilves asuvad andmed on paremini kaitstud kui lokaalselt salvestatud dokumendid. Pilveteenuse pakkujad investeerivad sageli küberturvalisusesse ja neil on ressursse, et hoida turvalisus püsivalt kõrgel tasemel. [22]

Populaarsed dokumendihaldustarkvarad kaugtöös

Google Drive

Google Drive pakub tasuta pilvepõhist dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua, jagada ja salvestada dokumente, pilte, videoid ja muid faile. Google Drive pakub failidele krüpeeritud ja turvalist juurdepääsu. Jagatud failide puhul saab pahavara, rämpsposti, lunavara või andmepüügi leiu korral failid ennevatavalt eemaldada. Google Drive ühildub pilvepõhiste koostöörakendustega nagu näiteks Google Docs, Google Sheets ja Google Slides, mis võimaldavad meeskonnal reaalajas dokumentides muudatusi teha ning seeläbi tõhusamalt koostööd teha. Samuti ühildub Google Drive näiteks Adobe, Atlassian, Autodesk, DocuSign, Salesforce ja Slack rakendustega. Tööd saab teha Microsoft Office'i failidega, ilma et peaks failivorminguid muutma. Samuti saab muuta ja salvestada üle 100 erineva failitüübi, sealhulgas PDF faile, CAD faile, pilte. Google Search ning sisseehitatud tehisintellekt on Google Drive'iga töötamisel meeskonnale toeks. Google otsingumootor Google Drive’s võimaldab meeskonnal Google Drive’ist kiiresti faile leida. [23]

Dropbox

Dropbox toob traditsioonilised failid, pilvesisu, Dropbox Paperi dokumendid ja veebiotseteed ühte kohta kokku, et meeskonnad saaksid oma tööd tõhusalt korraldada. Dropbox võimaldab salvestada faile ühes turvalises kohas, kuhu pääseb juurde arvutist, telefonist või tahvelarvutist. Pilvesisu ja Microsoft Office dokumente saab muuta otse Dropboxis. Nii kulutab meeskond vähem aega rakenduste vahel navigeerimisele või failide otsimisele. Dropboxist lahkumata on võimalik hoida meeskonnaprojektid ajakohased ja ühenduda iga päev kasutatavate tööriistadega nagu Slack, HelloSign ja Zoom. Dropbox saadab teavitusi dokumentides tehtud uuenduste kohta. Samuti on võimalik erinevate funktsioonidega nagu paroolikaitse, aeguvad lingid ja allalaadimisload tagada, et jagatud failidele on ligipääs ainult soovitud kasutajatel. Dropbox kaitseb faile soovitamatute muudatuste, kusutamiste, pahavara eest võimaldades faile taastada kuni 30 päeva jooksul. [24]

Microsoft OneDrive

Microsof OneDrive on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua ja jagada dokumente, faile ja fotosid. OneDrive'i saab integreerida ka teiste Microsofti tarkvaradega nagu Word, Excel jne. Microsoft OneDrive võimaldab failidele juurde pääseda, neid muuta ja jagada kõigis oma seadmetes olenemata asukohast. Kui kaotad seadme, siis ei kaota oma faile ja fotosid, kui need on salvestatud OneDrive’i. Kõik OneDrive’i salvestatud failid on privaatsed. Faile ja kaustu saab kaastöötajatega jagada. Kui ettevõte lubab, saab faile ka organisatsiooni väliste partneritega jagada. [25] [26]

Box Drive

Box Drive on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua ja jagada faile, töötada dokumentidega reaalajas ning tagada failide turvalisus. Box Drive töötab kõigi töölauarakendustega. Saab töötada kõigi oma Box failidega otse töölaualt, tagatud on platvormiülese ühilduvus Mac ja personaalarvutites. Box Drive'ist pääseb otse ligi Microsoft Office 365, Adobe ja muudele failidele. Saab hõlpsasti luua faile ja teha ühiskasutuses olevate failidega koostööd. Lisaks saab lubada mitmel inimesel samaaegselt dokumente muuta. Muudatused, mis on tehtud interneti ühenduse puudumise ajal laetakse automaatselt interneti ühenduse taastumise järel pilve üles. Box kaitseb faile sisseehitatud viisidega, alates üksikasjalikest lubadest kuni kasutaja autentimiseni. Lisaks kaitseb Box Shield pahavara rünnakute (sh lunavara), kontole pääsemise, andmelekete ja muu eest. [27]

Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua, redigeerida ja allkirjastada dokumente. Samuti saab Adobe Document Cloud'i integreerida teiste Adobe tarkvaradega nagu Acrobat ja Sign. Adobe Document Cloud võimaldab muuta käsitsi tehtavad dokumendiprotsessid tõhusateks digitaalseteks protsessideks. Adobe Document Cloud sisaldab maailma juhtivaid PDF- ja e-allkirjalahendusi. PDF-failidega saab ühenduda kõikjal ja jagada neid kolleegidega. Adobe Document Cloud võimaldab näiteks telefonis aruandeid üle vaadata, tahvelarvutis ettepanekuid muuta ja brauseris esitlustele kommentaare lisada. Digitaalallkirjade töövoogude abil on kõigil kiire ja lihtne luua, jälgida ja seaduslikult allkirjastada lepinguid. Ettevõtted saavad uute töötajatega liitumist sujuvamaks muuta. Üksikisikud saavad taotlused hetkega heaks kiita. Mitmeastmelised protsessid on võimalik lõpule viia kiiremini kui varem. [28]

Kaugtöö turvalisus

Kaugtöö turvalisus tähendab meetmete rakendamist, et tagada organisatsiooni süsteemide ja andmete turvalisus, kui töötajad töötavad väljaspool kontorit, näiteks kodus või mujal. Kaugtöö turvalisus hõlmab mitmesuguseid aspekte, nagu töötajate autentimine, seadmete turvalisus, turvalised ühendused, andmekaitse ja kaugtööpoliitikad.

Töötajate autentimine ja ligipääsu haldamine

Töötajate autentimine on oluline kaugtöö turvalisuse aspekt, mis tagab, et ainult õigustatud isikud pääsevad organisatsiooni süsteemidesse ja ressurssidesse. Autentimisprotsess hõlmab tihtipeale mitmefaktorilist autentimist (MFA), mis nõuab töötajatelt mitme turvameetme kasutamist, nagu paroolid, biomeetrilised andmed ja riistvarapõhised turvavõtmed [29].

Ligipääsu haldamine hõlmab õiguste ja piirangute määramist töötajatele, et tagada, et nad saavad oma tööülesandeid täita, kuid ei pääseks juurde liigsetele süsteemidele ja andmetele. See hõlmab rollipõhist juurdepääsukontrolli (RBAC) ja vähimad privileegid, et vähendada ohtu, et ründajad saaksid juurdepääsu tundlikule teabele või süsteemidele[30].

Seadmete turvalisus

Kaugtöö turvalisuse üks peamisi väljakutseid on seadmete ja võrgu turvalisuse tagamine, eriti kui töötajad kasutavad oma isiklikke seadmeid tööülesannete täitmiseks. Selleks tuleks rakendada seadmete haldamise poliitikaid, mis tagavad kõigi kasutatavate seadmete turvalisuse. [31] Seadmete krüptimine, automaatsed tarkvarauuendused ja turvaparandused aitavad tagada seadmete turvalisuse kaugtöö ajal.

Turvalised ühendused ja andmekaitse

Turvaliste ühenduste loomine on kaugtöö turvalisuse tagamisel kriitilise tähtsusega. Virtuaalsed privaatvõrgud (VPN) on laialdaselt kasutatavad turvaliste krüpteeritud ühenduste loomiseks töötajate seadmete ja organisatsiooni sisemiste ressursside vahel. VPN-i kasutamine aitab tagada andmete konfidentsiaalsuse ja terviklikkuse, kuineed liiguvad avalike võrkude kaudu.

Lisaks VPN-idele kasutatakse turvaliste ühenduste loomiseks sageli Secure Sockets Layer (SSL) ja Transport Layer Security (TLS) protokolle, mis krüpteerivad andmeid veebiliikluse ajal.[32] Eriti oluline on nende protokollide kasutamine, kui töötajad kasutavad pilveteenuseid, nagu e-post, failide jagamine ja koostöövahendid.

Andmekaitse hõlmab tundliku teabe säilitamise, töötlemise ja edastamise turvalisust. Andmekaitse võib hõlmata teabe krüptimist nii puhkeseisundis kui ka edastamise ajal, andmete varundamise ja taastamise protseduure, samuti andmelekketõrje (DLP) lahendusi, mis aitavad tuvastada ja takistada teabe lekkeid.

Töötajate teavitamine ja koolitamine

Töötajate teadlikkus turvapõhimõtetest ja -poliitikatest on oluline komponent kaugtöö turvalisuse tagamisel. Regulaarne koolitus ja teavitamine aitavad töötajatel ära tunda ja vältida potentsiaalseid ohte, nagu sotsiaalse inseneeria rünnakud, petukirjad ja petturlikud telefonikõned. [33]

Töötajatele tuleks pakkuda praktilisi juhiseid turvaparoolide loomiseks, turvaliste ühenduste kasutamiseks ja isikliku teabe kaitsmiseks. Töötajate koolitamisel tuleks keskenduda ka kaugtöö parimatele tavadele, nagu töökeskkonna turvalisus, andmete varundamine ja seadmete füüsiline turvalisus.

Levinud tarkvara ja tehnoloogiad

Kaugtöö turvalisuse tagamiseks kasutatakse paljusid tarkvara- ja tehnoloogialahendusi:

VPN-kliendid: ExpressVPN, NordVPN, CyberGhost Autentimislahendused: Duo Security, Okta, Google Authenticator Turvalised failide jagamise ja koostööplatvormid: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive Turvalised suhtlusvahendid: Signal, Slack, Microsoft Teams Viirusetõrje- ja pahavaratõrje tarkvara: Norton, McAfee, Kaspersky Tulemüürid ja võrgu turvalahendused: pfSense, Cisco, Juniper Andmelekketõrje (DLP) lahendused: Symantec, Digital Guardian, Forcepoint



Kaugtöö turvalisuse tagamine nõuab mitmekesist lähenemist, mis hõlmab tehnoloogia, protsesside ja inimeste kombinatsiooni. Organisatsioonid peavad kasutama mitmeid turvameetmeid, nagu autentimine, ligipääsu haldamine, turvalised ühendused, andmekaitse ja seadmete turvalisus, et kaitsta oma süsteeme ja andmeid kaugtöö ajal. Töötajate teadlikkuse tõstmine ja koolitamine on samuti ülioluline, et tagada nende valmisolek ja võimekus kaitsta organisatsiooni ressursse ja teavet.

Regulaarsed turvaauditid ja riskianalüüsid aitavad organisatsioonidel tuvastada ja lahendada turvaprobleeme ning tagada, et kõiki turvameetmeid ajakohastatakse ja optimeeritakse vastavalt muutuvatele ohtudele ja parimatele tavadele. [34]


Viited

  1. ↑ Project Management Software 2023, https://www.accelo.com/resources/blog/what-is-project-management-software/#one
  2. ↑ Task Management 2023, https://www.accelo.com/resources/blog/what-is-project-management-software/#two2
  3. ↑ Asana 2023, https://asana.com
  4. ↑ Trello 2023, https://trello.com/tour
  5. ↑ Jira 2023, https://www.simplilearn.com/tutorials/jira/what-is-jira-and-how-to-use-jira-testing-software
  6. ↑ Monday.com 2023, https://support.monday.com/hc/en-us/articles/115005310945-What-is-monday-com-
  7. ↑ Basecamp 2023, https://basecamp.com
  8. ↑ Cisco Proximity network requiremtns 2023, https://www.cisco.com/c/dam/m/zh_cn/projectworkplace/assets/pdf/proximity-networking.pdf
  9. ↑ Cisco Room Kit datasheet 2023, https://www.cisco.com/c/en/us/products/collateral/collaboration-endpoints/spark-room-kit-series/datasheet-c78-738729.html
  10. ↑ Cisco 2023, https://www.cisco.com/c/en/us/products/collaboration-endpoints/webex-board/index.html
  11. ↑ Vox meedia 2023, https://www.vox.com/recode/21726260/zoom-microsoft-teams-video-conferencing-post-pandemic-coronavirus
  12. ↑ Zoom 2023, https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/4420426401037-What-is-Zoom-Video-Conferencing-
  13. ↑ Zoom blog 2023, https://blog.zoom.us/zoom-whiteboard/
  14. ↑ Google Meet 2023, https://workspace.google.com/resources/video-conferencing/
  15. ↑ Discord 2023, https://discord.com/safety/360044149331-what-is-discord
  16. ↑ Microsoft Teams 2023, https://support.microsoft.com/en-us/topic/what-is-microsoft-teams-3de4d369-0167-8def-b93b-0eb5286d7a29
  17. ↑ Microsoft 2023, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-policies-content-sharing
  18. ↑ Microsoft 2023, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-meeting-presentation-experience
  19. ↑ Slack 2023, https://slack.com/help/articles/115004071768-What-is-Slack-
  20. ↑ AnyDesk 2023, https://support.anydesk.com/knowledge/on-premises
  21. ↑ The Register 2023, https://www.theregister.com/2017/03/09/talktalk_blocks_teamviewer/
  22. ↑ Workspace365, "7 benefits of document management in the cloud", [www] https://workspace365.net/en/7-benefits-of-document-management-in-the-cloud/ Kasutatud 07.05.2023
  23. ↑ Google Drive, "Personal Could Storage & File Sharing Platform", [www] https://www.google.com/drive/ Kasutatud 07.05.2023
  24. ↑ Dropbox, "What is Dropbox", [www] https://www.dropbox.com/features Kasutatud 07.05.2023
  25. ↑ Microsoft, "Online cloud storage", [www] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage Kasutatud 07.05.2023
  26. ↑ Microsoft, "What is OneDrive for work or school", [www] https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-onedrive-for-work-or-school-187f90af-056f-47c0-9656-cc0ddca7fdc2 Kasutatud 07.05.2023
  27. ↑ Box, "Box Drive", [www] https://www.box.com/en-gb/drive Kasutatud 07.05.2023
  28. ↑ Adobe, "Adobe Document Cloud", [www] https://www.adobe.com/ee/documentcloud.html Kasutatud 07.05.2023
  29. ↑ Sasse, M.A., & Flechais, I., "Usable security: Why do we need it? How do we get it?", [www] https://www.oreilly.com/library/view/security-and-usability/0596008279/ Kasutatud 07.05.2023
  30. ↑ Anderson, R., & Moore, T., "Information Security: Where Computer Science, Economics and Psychology Meet", [www] https://royalsocietypublishing.org/doi/10.1098/rsta.2009.0027 Kasutatud 07.05.2023
  31. ↑ NIST, "Guide for Conducting Risk Assessments", [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800-30r1.pdf Kasutatud 07.05.2023
  32. ↑ Rescorla, E., "The Transport Layer Security (TLS) Protocol Version 1.3", [www] https://tools.ietf.org/html/rfc8446 Kasutatud 07.05.2023
  33. ↑ NIST, "Guide to Enterprise Telework, Remote Access, and Bring Your Own Device (BYOD) Security", National Institute of Standards and Technology, [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPublications/NIST.SP.800-46r2.pdf Kasutatud 07.05.2023
  34. ↑ OWASP, "OWASP Top Ten Project", The OWASP Foundation, [www] https://owasp.org/www-project-top-ten/ Kasutatud 07.05.2023
Retrieved from "https://wiki.itcollege.ee/index.php?title=Kaugtöös_kasutatavad_tehnoloogilised_vahendid&oldid=143510"