Kaugtöös kasutatavad tehnoloogilised vahendid

From ICO wiki
Revision as of 21:01, 7 May 2023 by Kikirs (talk | contribs)
Jump to navigationJump to search

Sissejuhatus

Alates 2020. aastast on kaugtöö töötegemise vormina kogunud populaarsust ja Statistikaameti andmetel kasutas osalist või täielikku kaugtöö tegemise võimalust Eestis 181 600 inimest (andmed 2022 aasta seisuga)[1]. Kaugtöö võimaldamiseks vajavad ettevõtted oma igapäevatöö korraldamiseks erinevaid tehnoloogilisi vahendeid, ning tänu selle kiirele arengule leidub turul tarkvarasid ka kõige nõudlikumale kliendile.

Üheks kõige suuremaks ja olulisemaks väljakutseks kaugtöö korraldamises on ettevõtte andmete kaitsmine ning turvalisuse tagamine. See hõlmab endast ligipääsuhaldust, kasutatavate seadmete varustamist tarkavaraga, mis takistab pahavara sattumist seadmetesse ning turvalise ühenduse loomist. Seadmetes kasutatavad tarkvarad peavad olema ajakohased ning lisaks tarkvara uuendamisele peab ettevõttel olema võimekus vajadusel ka kaugelt seadmetega seonduvaid muresid lahendada. Selle jaoks on täna turul mitmeid võimalusi, millest populaarseimad on kaugjuhtimistarkvarad Windows Remote Deskdop, AnyDesk ja TeamViewer.

Ettevõtte tõhusaks toimimiseks on vajadus kasutada tööriistu, mis aitavad hallata ja koordineerida projekte ning tööülesandeid. Häid projektijuhtimistarkvarasid on mitmeid, kuid erinevate allikate kohaselt on üks populaarseimaid ja parimaid tarkvarasid Asana [2], mida on võimalik ühendada ka teiste pilvepõhiste dokumendihaldustarkvaradega nagu Dopbox ja Google Drive.

Kaugtöö puhul on asuvad töötajad erinevates piirkondades ning seetõttu on oluline leida võimalus vahetuks suhtluseks. Võimalusi on lõpmata palju ning siinkohal tuleb teha valik vastavalt nõudmistele. Kõrgete turvanõuetega ettevõtetele on loodud videokonverentsi võimalusi pakkuv tarkvara Cisco Webex ning sõnumside tarkvara Signal[3]. Populaarseimad videokonverentsi tarkvarad Eestis on Microsoft Teams ja Zoom Meeting. Mõlemad nimetatud tarkvarad võimaldavad teha heli- ja videokõnesid.


Projektijuhtimise tarkvarad

Projektijuhtimistarkvara roll kaugtöös

Projektijuhtimistarkvara on kaugtöö puhul oluline vahend, mis aitab meeskonnal hallata projekte, jagada ülesandeid, jälgida projekti tulemusi ja edusamme [4]. Projektijuhtimistarkvara abil saab meeskond hallata ülesandeid, luua ajakava ja määrata tähtaegu [5]. Tarkvara võimaldab meeskonnal jälgida projekti ressursse, sealhulgas aega ja eelarvet. Lisaks võimaldab meeskonnaliikmetel töötada koos samade dokumentide ja andmetega ning jagada vajalikku teavet, saada teavitusi ja meeldetuletusi tähtaegade ja muude oluliste sündmuste kohta.

Projektijuhtimistarkvara valiku kriteeriumid

Kaugtöö puhul on oluline valida projektijuhtimistarkvara, mis võimaldab erinevaid funktsioone vastavalt meeskonna ja organisatsiooni vajadustele, näiteks ülesannete haldamine, ajakava planeerimine, tegevuste jälgimine, eelarve haldamine jne. Tarkvara kasutamine peaks olema lihtne ja intuitiivne, et kõik meeskonnaliikmed saaksid sellega hõlpsasti hakkama. Selleks võib olla vajalik tarkvaraga tutvumise koolitus või koolituse korraldamine. Oluline roll on projektijuhtimistarkvara puhul koostöövõimalusetel. Tarkvara peaks võimaldama meeskonnaliikmetel töötada koos sama projekti kallal, jagada ideid ja dokumente, kommunikeerida ning jälgida teiste tööd. Luua meeskondade vahelisi projekte ja jagada tööülesandeid. Lisaks peaks olema võimalik antud tarkvara integreerida teiste rakendustega, näiteks suhtlusplatvormidega, mis aitab vältida andmete kopeerimist erinevate rakenduste vahel. Oluline on ka turvalisus ja hind. Tuleks hinnata tarkvara kulusid ning valida selline tarkvara, mis mahub organisatsiooni eelarvesse. Samuti võib olla kasulik kaaluda tarkvara makseplaani paindlikkust vastavalt meeskonna suurusele ja projektide arvule.

Populaarsed projektijuhtimistarkvarad kaugtöös

Asana

Asana on üks populaarsemaid projektijuhtimistarkvarasid, mis võimaldab meeskonnal jälgida projekte, määrata ülesandeid, jälgida nende täitmist ja suhelda meeskonnaga ühes kohas. [6]

Trello

Trello on visuaalne projektijuhtimistarkvara, mis võimaldab meeskonnal koos töötada paindliku ja intuitiivse kasutajaliidese abil. Trello's saab projekte jälgida kaartide abil, määrata tähtaegu ja jälgida iga kaardi olekut. [7]

Jira

Jira on populaarne tarkvara, mida kasutatakse agiilse projekti juhtimiseks. See pakub töövoogude automatiseerimist, tõhusat meeskonnatööd, projektide jõudluse jälgimist ja analüüse. [8]

Monday.com

Monday.com on visuaalne ja mitmekülgne projektijuhtimistarkvara, mis võimaldab meeskonnal koos töötada ja jälgida projekti erinevaid aspekte. See pakub ka võimalust luua kohandatud projekti vaateid ja automatiseerida ülesannete töövooge. [9]

Basecamp

Basecamp on lihtne ja tõhus tarkvara, mis sobib hästi väiksematele meeskondadele. See pakub projektide jälgimist, ülesannete määramist ja töövoogude automatiseerimist, samuti võimalust suhelda meeskonnaga ühes kohas. [10]


Koostööplatvormid

Koostööplatvormid on digitaalsed tööriistad, mis võimaldavad meeskondadel suhelda, koostööd teha, faile jagada ja ülesandeid hallata. Kaugtöö, mis on sageli seotud töötamisega väljaspool traditsioonilist kontorikeskkonda, on kasvanud populaarsuselt tänu tehnoloogia arengule ja muutunud tööharjumustele. Koostööplatvormid aitavad kaugtöötajatel ja -meeskondadel olla produktiivsed ja ühenduses.

Koostööplatvorme võib jagada järgnevalt:

Videokonverentsi platvormid

Videokonverentsi platvormid keskenduvad peamiselt videokõnede pidamisele ja võimaldavad ka ekraani jagamist osalejatega. Need platvormid on loodud suuremahuliste koosolekute, veebiseminaride, koolituste ja muude sarnaste ürituste jaoks. näiteks:

Videokonverentsi platvormi valiku kriteeriumid

Videokonverentsi platvormi valimisel on oluline arvestada mitmete kriteeriumidega, et tagada parim sobivus ettevõtte või meeskonna vajadustega. Üks peamisi tegureid on kasutajasõbralikkus, sest platvorm peaks olema lihtne kasutada ja intuitiivne, et meeskonnaliikmed saaksid kiiresti ja hõlpsasti tööriistaga harjuda. Teine oluline aspekt on video- ja helikvaliteet, kuna selge pilt ja heli on eduka videokonverentsi jaoks hädavajalikud. Platvorm peaks pakkuma head kvaliteeti ka aeglaste või ebastabiilsete internetiühenduste korral, et tagada sujuv kogemus kõigile osalejatele. Lisaks on oluline, et valitud platvorm oleks turvaline ja pakuks andmekaitset, et kaitsta teie ettevõtte konfidentsiaalset teavet ja tagada vastavus regulatsioonidele. Samuti peaks platvorm olema integreeritav teiste teie ettevõttes kasutatavate tööriistade ja süsteemidega, et suurendada töövoo tõhusust ja ühtsust.


Suhtlusplatvorm

Suhtlusplatvorm on kaugtöös oluline vahend, mis võimaldab meeskonnaliikmetel suhelda üksteisega teksti, heli või video teel ning vajadusel jagada faile ja dokumente muutes koostöö lihtsamaks ja efektiivsemaks. Suhtlusplatvormid võimaldavad meeskonnaliikmetel töötada asukohast sõltumata ning olla kättesaadavad oma kolleegidele igal ajal.

Platvormid mis toetavad Suhtlemist:

Suhtlusplatvormi valiku kriteeriumid

Kaugtöö puhul on oluline valida suhtlusplatvorm, mis võimaldab kasutada erinevaid funktsioone vastavalt organisatsiooni eelistustele ja vajadustele, näiteks teksti- ja helikõned, videokonverentsid, failide jagamine, projekti haldamine. Oluline on kasutusmugavus. Suhtlusplatvormi kasutamine peaks olema lihtne ja intuitiivne, et kõik meeskonnaliikmed saaksid sellega hõlpsasti hakkama. Lisaks võiks platvorm võimaldada integreerimist erinevate rakenduste ja teenustega, mida organisatsioon kasutab, et sujuvalt suhelda ja koostööd teha. Keskkond peaks pakkuma turvalist suhtlemist, sh andmete krüpteerimist ja turvafunktsioone, et kaitsta organisatsiooni tundlikke andmeid ja teavet. Oluline on ka kaaluda suhtlusplatvormi kulusid ning valida selline platvorm, mis mahub organisatsiooni eelarvesse.

Platvormid

Cisco Webex

Pakub kvaliteetset videokonverentsi ja laia valikut koostöövahendeid. Cisco Webex on sobiv ettevõtetele, kes vajavad suurt turvalisust ja usaldusväärsust. Lisaks Tarkvara poolel on Cisco-l olemas Cisco Webex Room Kit mis on videokonverentside seadme komplekt, mõeldud sujuvaks integreerimiseks koosolekuruumidesse, et pakkuda kvaliteetset heli- ja videokommunikatsiooni. Room Kit'i lahendused on mõeldud koostöö hõlbustamiseks, sealhulgas ekraani jagamise funktsioonid, mis võimaldavad kasutajatel lihtsalt ja tõhusalt sisu jagada.

Webex Room Kit toetab traadita ekraani jagamist, mis võimaldab kasutajatel oma seadmetest sisu jagada ilma füüsilise ühenduseta. See on võimalik tänu Cisco Proximity funktsioonile, kus kliendid tuvastavad läheduses asuvaid seadmeid ultraheliga mida klient seade kuulab mikrofoniga. [11]

Lisaks traadita jagamisele toetab Room Kit ka traadiga ekraani jagamist läbi HDMI-ühenduse. See võib olla kasulik, kui on soov jagada suure eraldusvõimega sisu või kui traadita ühendus ei ole saadaval. [12] Mõned Room Kit'i mudelid sisaldavad ka Cisco Webex Boardi, mis on puutetundlik tahvel, millele saab joonistada ja märkmeid teha. See võib olla eriti kasulik koostööstsenaariumides, kus soovite oma ideid visualiseerida. [13]

Zoom

Zoom on videokonverentside ja ekraani jagamise platvorm, mis on saavutanud suure populaarsuse COVID-19 pandeemia ajal.[14] Zoom võimaldab kasutajatel luua ja hallata virtuaalseid koosolekuid, veebiseminare ning koolitusi. Zoomiga on võimalik reaalajas vestlust ja failide jagamist. Zoomil Ekraani jagamine on lihtne ja võimaldab kasutajatel näidata reaalajas nii kogu ekraani kui ka konkreetseid aknaid lisaks on mitmeid funktsioone, nagu näiteks tausta hägustamine ja vestluste salvestamine. [15]. Zoom pakub virtuaalset tahvlit ehk whiteboardi, millele saab joonistada või kirjutada koosoleku ajal. See on kasulik brainstormingute, ideede visualiseerimise või õpetamise ajal.[16]

Google Meet

Google Meet on Google'i poolt pakutav koostöö lahendus, mis on suunatud nii äri- kui ka haridussektorile. See on osa Google Workspace'ist (endine G Suite) ja pakub mitmeid funktsioone, sealhulgas videokõnesid, vestlusi ja ekraani jagamist ning mida saab integreerida teiste Google'i rakendustega, nagu Google Docs ja Google Sheets. See võimaldab meeskonnaliikmetel töötada koos samadel dokumentidel reaalajas ning korraldada videokonverentse kuni 250 inimesega. [17]

Discord

Discord on populaarne suhtlusplatvorm, mis on suunatud peamiselt mänguritele, kuid seda kasutatakse ka laialdaselt kaugtöös.[18] Discord võimaldab kasutajatel luua "servereid" ja "kanaleid" teemadel, millest nad soovivad rääkida. Need kanalid võivad olla tekstipõhised, kus kasutajad saavad sõnumeid postitada, või häälepõhised, kus kasutajad saavad reaalajas vestelda. Discord pakub ka videokõne- ja ekraani jagamise funktsioone, mis võimaldavad kasutajatel oma ekraani teistega jagada või videovestlusi pidada. See on eriti kasulik mänguritele, kes soovivad oma mängu kogemust teistega jagada, kuid seda saab kasutada ka töökoosolekute, koolituste või muude koosolekute jaoks. Discordi eeliseks on selle kasutusmugavus ja paindlikkus. Kasutajad saavad luua servereid ja kanaleid mis tahes teemal, mis neile meeldib, ja neid saab kohandada vastavalt nende vajadustele ning erinevate rollide määramist meeskonnaliikmetele. Lisaks on Discordi rakendus saadaval mitmesugustel platvormidel, sealhulgas Windows, macOS, Linux, iOS ja Android, mis tagab laialdase juurdepääsu.

Microsoft Teams

Microsoft Teams on Microsoft 365 teenuste kogumis sisalduv koostööplatvorm, mis on suunatud meeskondadele mis võimaldab suhtlust, koostööd ja projektijuhtimist ühe platvormi abil. Teams võimaldab reaalajas vestlust, heli- ja videokõnesid, failide jagamist ning projekti haldamist. [19] Lisaks Teams võimaldab kasutajatel jagada kogu ekraani, valitud akna või valitud rakenduse. See on kasulik, kui on soov näidata teistele osalejatele konkreetset rakendust või dokumenti, mis kasutajal avatud on. Lisaks on võimalik PowerPointi esitlusi otse jagada, nii et kasutaja saab oma slaidiseanssi juhtida ja kõik osalejad näevad teie esitlust reaalajas. Kui jagatakse oma ekraani, saab lubada teistel osalejatel juhtida jagaja ekraani. See võib olla kasulik näiteks IT-toe või koostöö stsenaariumides, kus soovite, et teine isik saaks teie ekraanil midagi teha. Nagu teised kaugtöös kasutatavad tarkvarad võimaldab Teams digitaalset tahvlit ehk whiteboardi, mida saate koosoleku ajal kasutada. Tahvlile saab joonistada, märkmeid teha ja oma ideid visualiseerida.[20] Tundliku sisu jagamise piirangud Teams võimaldab administraatoritel piirata ekraani jagamist, kui nad soovivad vältida tundliku sisu jagamist. Näiteks võib administraator keelata ekraani jagamise koosolekutel või piirata, kes saab sisu jagada.[21]

Slack

Slack on üks populaarsemaid suhtlusplatvorme kaugtöös, mis võimaldab reaalajas vestlust, heli- ja videokõnesid ning failide jagamist. Lisaks pakub Slack ka mitmeid integreerimisvõimalusi teiste rakendustega ning erinevaid funktsioone, nagu näiteks automatiseeritud sõnumid ja kanalite haldamine. [22]

Kaugjuhtimise tarkvarad

Kaugtöö ja kaugjuhtimise tarkvarad on loodud eelkõige kaugtöö toetamiseks ja arvuti kaugjuhtimiseks, pakkudes samuti ekraani jagamise võimalusi. Põhilised on:

Windows Remote Dekstop

Shodan.io päring avatud RDP pordid

Windows Remote Desktop on Microsofti poolt pakutav teenus, mis võimaldab kasutajatel luua ühenduse ja kontrollida teist arvutit kaugelt, justkui nad oleksid selle ees. See on kasulik tööriist, mis võimaldab IT-spetsialistidel pakkuda tehnilist tuge, võimaldab kaugtöötajatel juurdepääsu tööarvutile või võimaldab juurdepääsu oma arvutile teisest asukohast. Kuigi ei ole soovitatud Remote Desktopi interneti poole nähtavaks teha on siiski Shodan.io trendide järgi näha maailmas on interneti poole avatud Remote Desktopi süsteeme üle kolme miljoni.

AnyDesk

AnyDesk on populaarne kaugtöölaua tarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua ühenduse ja kontrollida teisi arvuteid kaugelt. Selle peamine eesmärk on võimaldada IT-spetsialistidel pakkuda tehnilist tuge, kaugtöötajatel juurdepääsu tööarvutile või lihtsalt lubada juurdepääsu oma arvutile teisest asukohast. AnyDesk rakendus serverit on võimalik installida ka On-Premise riistavarale mis annab ettevõttele võimaluse kaugtöölaua teenust hoida oma infrastruktuuri peal ja hoida andmed enda juures. [23]

TeamViewer

Tuntud kaugjuhtimise tarkvara, mis võimaldab arvuteid ja seadmeid üle maailma juhtida. TeamViewer ise on rohkem IT-toe suunitlusega ja on tihti kasutatud pahatahtlikult õngitsute ja Tehnilise toe petu skeemide jaoks, kus ründaja teeskleb näiteks ettevõtte töötajat, et saavutada kontrolli üle ohvri arvutite. Sellel põhjusel on Briti telecom TalkTalk blokeerinud tarkvara liikluse oma võrkudes[24]

Pilvepõhised dokumendihaldustarkvarad

Pilvepõhise dokumendihaldustarkvara roll kaugtöös

Pilvepõhised dokumendihaldustarkvarad on tänapäeval väga olulised ettevõtetele mitmel põhjusel. Pilvepõhine dokumendihaldustarkvara tagab, et dokumendid on veebipõhiselt igal ajal ja igas interneti ühendusega seadmes alati saadaval, olenemata töötamise viisist või töötamise asukohast. Kuna töötajad veedavad üha vähem aega kontoris, siis pakub pilvepõhine lahendus võimaluse kiireks ja lihtsaks koostööks. Dokumentidega võrgus koos töötamine ja failide jagamine kollegidega on lihtne. Töötajad saavad igal hetkel ligi dokumendi ajakohasele versioonile. Nad saavad samal ajal dokumenti täiendada ja kohe üksteisele tagasisidet anda. Dokumente saab hõlpsasti jagada lingina, mitte manusena. Seeläbi on saaja kindel, et töötab alati dokumendi uusima versiooniga. Pilves asuvad andmed on paremini kaitstud kui lokaalselt salvestatud dokumendid. Pilveteenuse pakkujad investeerivad sageli küberturvalisusesse ja neil on ressursse, et hoida turvalisus püsivalt kõrgel tasemel. [25]

Populaarsed dokumendihaldustarkvarad kaugtöös

Google Drive

Google Drive pakub tasuta pilvepõhist dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua, jagada ja salvestada dokumente, pilte, videoid ja muid faile. Google Drive pakub failidele krüpeeritud ja turvalist juurdepääsu. Jagatud failide puhul saab pahavara, rämpsposti, lunavara või andmepüügi leiu korral failid ennevatavalt eemaldada. Google Drive ühildub pilvepõhiste koostöörakendustega nagu näiteks Google Docs, Google Sheets ja Google Slides, mis võimaldavad meeskonnal reaalajas dokumentides muudatusi teha ning seeläbi tõhusamalt koostööd teha. Samuti ühildub Google Drive näiteks Adobe, Atlassian, Autodesk, DocuSign, Salesforce ja Slack rakendustega. Tööd saab teha Microsoft Office'i failidega, ilma et peaks failivorminguid muutma. Samuti saab muuta ja salvestada üle 100 erineva failitüübi, sealhulgas PDF faile, CAD faile, pilte. Google Search ning sisseehitatud tehisintellekt on Google Drive'iga töötamisel meeskonnale toeks. Google otsingumootor Google Drive’s võimaldab meeskonnal Google Drive’ist kiiresti faile leida. [26]

Dropbox

Dropbox toob traditsioonilised failid, pilvesisu, Dropbox Paperi dokumendid ja veebiotseteed ühte kohta kokku, et meeskonnad saaksid oma tööd tõhusalt korraldada. Dropbox võimaldab salvestada faile ühes turvalises kohas, kuhu pääseb juurde arvutist, telefonist või tahvelarvutist. Pilvesisu ja Microsoft Office dokumente saab muuta otse Dropboxis. Nii kulutab meeskond vähem aega rakenduste vahel navigeerimisele või failide otsimisele. Dropboxist lahkumata on võimalik hoida meeskonnaprojektid ajakohased ja ühenduda iga päev kasutatavate tööriistadega nagu Slack, HelloSign ja Zoom. Dropbox saadab teavitusi dokumentides tehtud uuenduste kohta. Samuti on võimalik erinevate funktsioonidega nagu paroolikaitse, aeguvad lingid ja allalaadimisload tagada, et jagatud failidele on ligipääs ainult soovitud kasutajatel. Dropbox kaitseb faile soovitamatute muudatuste, kusutamiste, pahavara eest võimaldades faile taastada kuni 30 päeva jooksul. [27]

Microsoft OneDrive

Microsof OneDrive on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua ja jagada dokumente, faile ja fotosid. OneDrive'i saab integreerida ka teiste Microsofti tarkvaradega nagu Word, Excel jne. Microsoft OneDrive võimaldab failidele juurde pääseda, neid muuta ja jagada kõigis oma seadmetes olenemata asukohast. Kui kaotad seadme, siis ei kaota oma faile ja fotosid, kui need on salvestatud OneDrive’i. Kõik OneDrive’i salvestatud failid on privaatsed. Faile ja kaustu saab kaastöötajatega jagada. Kui ettevõte lubab, saab faile ka organisatsiooni väliste partneritega jagada. [28] [29]

Box Drive

Box Drive on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua ja jagada faile, töötada dokumentidega reaalajas ning tagada failide turvalisus. Box Drive töötab kõigi töölauarakendustega. Saab töötada kõigi oma Box failidega otse töölaualt, tagatud on platvormiülese ühilduvus Mac ja personaalarvutites. Box Drive'ist pääseb otse ligi Microsoft Office 365, Adobe ja muudele failidele. Saab hõlpsasti luua faile ja teha ühiskasutuses olevate failidega koostööd. Lisaks saab lubada mitmel inimesel samaaegselt dokumente muuta. Muudatused, mis on tehtud interneti ühenduse puudumise ajal laetakse automaatselt interneti ühenduse taastumise järel pilve üles. Box kaitseb faile sisseehitatud viisidega, alates üksikasjalikest lubadest kuni kasutaja autentimiseni. Lisaks kaitseb Box Shield pahavara rünnakute (sh lunavara), kontole pääsemise, andmelekete ja muu eest. [30]

Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud on pilvepõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab kasutajatel luua, redigeerida ja allkirjastada dokumente. Samuti saab Adobe Document Cloud'i integreerida teiste Adobe tarkvaradega nagu Acrobat ja Sign. Adobe Document Cloud võimaldab muuta käsitsi tehtavad dokumendiprotsessid tõhusateks digitaalseteks protsessideks. Adobe Document Cloud sisaldab maailma juhtivaid PDF- ja e-allkirjalahendusi. PDF-failidega saab ühenduda kõikjal ja jagada neid kolleegidega. Adobe Document Cloud võimaldab näiteks telefonis aruandeid üle vaadata, tahvelarvutis ettepanekuid muuta ja brauseris esitlustele kommentaare lisada. Digitaalallkirjade töövoogude abil on kõigil kiire ja lihtne luua, jälgida ja seaduslikult allkirjastada lepinguid. Ettevõtted saavad uute töötajatega liitumist sujuvamaks muuta. Üksikisikud saavad taotlused hetkega heaks kiita. Mitmeastmelised protsessid on võimalik lõpule viia kiiremini kui varem. [31]

Kaugtöö turvalisus

Kaugtöö turvalisus tähendab meetmete rakendamist, et tagada organisatsiooni süsteemide ja andmete turvalisus, kui töötajad töötavad väljaspool kontorit, näiteks kodus või mujal. Kaugtöö turvalisus hõlmab mitmesuguseid aspekte, nagu töötajate autentimine, seadmete turvalisus, turvalised ühendused, andmekaitse ja kaugtööpoliitikad.

Töötajate autentimine ja ligipääsu haldamine

Töötajate autentimine on oluline kaugtöö turvalisuse aspekt, mis tagab, et ainult õigustatud isikud pääsevad organisatsiooni süsteemidesse ja ressurssidesse. Autentimisprotsess hõlmab tihtipeale mitmefaktorilist autentimist (MFA), mis nõuab töötajatelt mitme turvameetme kasutamist, nagu paroolid, biomeetrilised andmed ja riistvarapõhised turvavõtmed [32].

Ligipääsu haldamine hõlmab õiguste ja piirangute määramist töötajatele, et tagada, et nad saavad oma tööülesandeid täita, kuid ei pääseks juurde liigsetele süsteemidele ja andmetele. See hõlmab rollipõhist juurdepääsukontrolli (RBAC) ja vähimad privileegid, et vähendada ohtu, et ründajad saaksid juurdepääsu tundlikule teabele või süsteemidele[33].

Seadmete turvalisus

Kaugtöö turvalisuse üks peamisi väljakutseid on seadmete ja võrgu turvalisuse tagamine, eriti kui töötajad kasutavad oma isiklikke seadmeid tööülesannete täitmiseks. Selleks tuleks rakendada seadmete haldamise poliitikaid, mis tagavad kõigi kasutatavate seadmete turvalisuse. [34] Seadmete krüptimine, automaatsed tarkvarauuendused ja turvaparandused aitavad tagada seadmete turvalisuse kaugtöö ajal.

Riske, mis võivad seadmete turvalisust ohustada, hõlmavad selliseid küberrünnakuid nagu pahavara levik, küberjälgimine, andmevargused ja konto ülevõtmised. Nendega võitlemiseks on oluline kasutada terviklikke turvalahendusi, mis kaitsevad nii ettevõtte kui ka töötajate seadmeid.

Mõned kõige sagedamini kasutatavad tehnoloogiad seadmete turvalisuse:

Antiviirustarkvara: See kaitseb seadmeid pahavara, nagu viiruste, nuhkvara ja lunavara eest.

Tulemüürid: Need kaitsevad seadmeid ja võrke volitamata juurdepääsu ja rünnakute eest, kontrollides sissetulevaid ja väljuvaid võrguliiklust.

VPN-ühendused: Virtuaalsed eravõrgud (VPN) aitavad tagada turvalise krüpteeritud ühenduse seadme ja ettevõtte võrgu vahel, kaitstes andmeid pealtkuulamise ja küberjälgimise eest.

Kaheastmeline autentimine (2FA): See lisaturvakiht nõuab kasutajatelt lisaks paroolile ka mõnda muud tõendusviisi, nagu näiteks nutitelefoni rakenduse kaudu saadud kood, mis aitab kaitsta kontosid ülevõtmise eest.

Seadme krüptimine: Krüptimine tagab, et andmed on kaitstud, isegi kui seade peaks sattuma volitamata isikute kätte.


Lisaks tehnoloogilistele meetmetele on oluline tagada töötajate teadlikkus ja oskused seadmete turvalise kasutamise osas. Töötajate koolitamine ja teavitamine aitab vähendada inimlikest vigadest tulenevaid turvariske, nagu näiteks phishing-rünnakud ja paroolide jagamine.[35]

Seadmete turvalisuse tagamine on kaugtöö puhul oluline mitte ainult ettevõtte andmete ja süsteemide kaitsmiseks, vaid ka töötajate privaatsuse ja isikuandmete turvalisuse tagamiseks. Isikuandmete kaitsmine on eriti oluline seoses isikuandmete kaitse üldmäärusega (GDPR), mis nõuab organisatsioonidelt asjakohaste turvameetmete rakendamist isikuandmete töötlemisel.[36]

Turvalised ühendused ja andmekaitse

Turvaliste ühenduste loomine on kaugtöö turvalisuse tagamisel kriitilise tähtsusega. Virtuaalsed privaatvõrgud (VPN) on laialdaselt kasutatavad turvaliste krüpteeritud ühenduste loomiseks töötajate seadmete ja organisatsiooni sisemiste ressursside vahel. VPN-i kasutamine aitab tagada andmete konfidentsiaalsuse ja terviklikkuse, kui need liiguvad avalike võrkude kaudu.

Lisaks VPN-idele kasutatakse turvaliste ühenduste loomiseks sageli Secure Sockets Layer (SSL) ja Transport Layer Security (TLS) protokolle, mis krüpteerivad andmeid veebiliikluse ajal.[37] Eriti oluline on nende protokollide kasutamine, kui töötajad kasutavad pilveteenuseid, nagu e-post, failide jagamine ja koostöövahendid. SSL ja TLS aitavad vähendada man-in-the-middle rünnakute riski, kus kolmas osapool võib salaja andmeid pealt kuulata või manipuleerida.

Andmekaitse hõlmab tundliku teabe säilitamise, töötlemise ja edastamise turvalisust. Andmekaitse võib hõlmata teabe krüptimist nii puhkeseisundis kui ka edastamise ajal, andmete varundamise ja taastamise protseduure, samuti andmelekketõrje (DLP) lahendusi, mis aitavad tuvastada ja takistada teabe lekkeid.[38] DLP-süsteemid võivad hõlmata reeglitepõhiseid filtreid, masinõppe algoritme ja käitumusanalüüsi, et tuvastada ebatavalisi andmevahetuse mustrid ja takistada volitamata andmeedastust.

Veel üks oluline andmekaitse aspekt on juurdepääsu kontrollimine, mis hõlmab kasutajate identiteedi tuvastamist, õiguste haldamist ja andmete kasutamise jälgimist. Kasutajate autentimise tugevdamiseks võib kasutada kaheastmelist või mitmeastmelist autentimist, mis nõuab lisaks paroolile ka teisi tõendusviise, nagu näiteks nutitelefoni rakenduse kaudu saadud kood või biomeetriline tunnus.[39] Juurdepääsuõiguste haldamine aitab tagada, et töötajad saavad ligipääsu ainult neile vajalikele andmetele ja ressurssidele, vähendades seeläbi andmete väärkasutamise või lekke ohtu.

Lisaks on oluline korrapärane turvamonitooring ja -audit, et tuvastada turvaohtusid ja rakendada vajalikke turvameetmeid. See võib hõlmata turvalogide kogumist ja analüüsi, mis aitavad tuvastada ebatavalist või kahtlast tegevust süsteemides ja võrkudes. Turvamonitooring ja -audit võimaldavad organisatsioonidel tuvastada ja kõrvaldada turvaprobleeme, enne kui need võivad põhjustada andmete lekkeid või süsteemide kompromiteerimist.[40]

Kaugtöö turvalisuse tagamiseks on oluline ka töötajate teadlikkus ja koolitus. Töötajad peaksid olema teadlikud turvapoliitikatest ja -protseduuridest ning nende rollist organisatsiooni andmete ja süsteemide kaitsmisel. Töötajate koolitus võib hõlmata turvaliste paroolide loomist, kahtlaste e-kirjade ja veebisaitide tuvastamist, andmete jagamise ja säilitamise reeglite järgimist ning turvaintsidentide tuvastamist ja teavitamist. Koolitus aitab vähendada inimlike vigade riski, mis võib põhjustada turvaintsidente ja andmelekkeid.

Töötajate teavitamine ja koolitamine

Töötajate teadlikkus turvapõhimõtetest ja -poliitikatest on oluline komponent kaugtöö turvalisuse tagamisel. Regulaarne koolitus ja teavitamine aitavad töötajatel ära tunda ja vältida potentsiaalseid ohte, "social engineering attack", petukirjad ja petturlikud telefonikõned.[41]

Töötajatele tuleks pakkuda praktilisi juhiseid turvaparoolide loomiseks, turvaliste ühenduste kasutamiseks ja isikliku teabe kaitsmiseks. Töötajate koolitamisel tuleks keskenduda ka kaugtöö parimatele tavadele, nagu töökeskkonna turvalisus, andmete varundamine ja seadmete füüsiline turvalisus.

Lisaks tuleks koolituste käigus rõhutada töötajate vastutust turvapoliitikate järgimisel ja küberhügieeni tavadest kinnipidamisel. See hõlmab regulaarsete tarkvara värskenduste ja turvaparanduste installimist, turvaliste Wi-Fi võrkude kasutamist ja tööalaste ressurssidega isiklike seadmete turvalist kasutamist.

Oluline on ka töötajate koolitamine andmete käitlemise ja säilitamise osas, mis võib hõlmata andmete krüptimist, turvaliste pilveteenuste kasutamist ning teabe säilitamise ja hävitamise protseduure. Töötajad peaksid olema kursis ka andmelekke või turvaintsidentide tuvastamise, teavitamise ja reageerimise protsessidega, et tagada kiire ja tõhus kriisireaktsioon.

Töötajatele võib olla kasulik ka küberohtude simulatsioonid, mis aitavad neil paremini mõista ohte ja arendada praktilisi oskusi turvaintsidentidega toimetulemiseks. Sellised simulatsioonid võivad hõlmata näiteks õngitsemise rünnakute, lunavara ja sissemurdmiskatsete stsenaariume.

Kaugtöötajate koolitamisel ja teavitamisel on soovitatav kasutada erinevaid õppemeetodeid, nagu veebiseminarid, videokoolitused, interaktiivsed õppematerjalid ja juhendmaterjalid. Koolitusprogrammide korrapärane ajakohastamine ja uuendamine on samuti oluline, kuna küberohtude maastik ja turvatehnoloogiad arenevad pidevalt.

Levinud tarkvara ja tehnoloogiad

Kaugtöö turvalisuse tagamiseks kasutatakse paljusid tarkvara- ja tehnoloogialahendusi, paljud nendest on juba ülevalpool mainitud ning detailsemalt välja kirjutatud:

VPN-kliendid: ExpressVPN, NordVPN, CyberGhost

Autentimislahendused: Duo Security, Okta, Google Authenticator

Turvalised failide jagamise ja koostööplatvormid: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive

Turvalised suhtlusvahendid: Signal, Slack, Microsoft Teams

Viirusetõrje- ja pahavaratõrje tarkvara: Norton, McAfee, Kaspersky

Tulemüürid ja võrgu turvalahendused: pfSense, Cisco, Juniper

Andmelekketõrje (DLP) lahendused: Symantec, Digital Guardian, Forcepoint



Kaugtöö turvalisuse tagamine nõuab mitmekesist lähenemist, mis hõlmab tehnoloogia, protsesside ja inimeste kombinatsiooni. Organisatsioonid peavad kasutama mitmeid turvameetmeid, nagu autentimine, ligipääsu haldamine, turvalised ühendused, andmekaitse ja seadmete turvalisus, et kaitsta oma süsteeme ja andmeid kaugtöö ajal. Töötajate teadlikkuse tõstmine ja koolitamine on samuti ülioluline, et tagada nende valmisolek ja võimekus kaitsta organisatsiooni ressursse ja teavet.

Regulaarsed turvaauditid ja riskianalüüsid aitavad organisatsioonidel tuvastada ja lahendada turvaprobleeme ning tagada, et kõiki turvameetmeid ajakohastatakse ja optimeeritakse vastavalt muutuvatele ohtudele ja parimatele tavadele. [42]

Viited

  1. ↑ Kaugtööd teeb üle veerandi Eesti töötajaskonnast, https://www.stat.ee/et/uudised/kaugtood-teeb-ule-veerandi-eesti-tootajaskonnast-0
  2. ↑ 20+ Most Widely Used Project Management Apps Compared, https://www.simplilearn.com/project-management-apps-article
  3. ↑ Signal 5.62.0,https://www.fileeagle.com/et/software/2728/Signal/
  4. ↑ Project Management Software 2023, https://www.accelo.com/resources/blog/what-is-project-management-software/#one
  5. ↑ Task Management 2023, https://www.accelo.com/resources/blog/what-is-project-management-software/#two2
  6. ↑ Asana 2023, https://asana.com
  7. ↑ Trello 2023, https://trello.com/tour
  8. ↑ Jira 2023, https://www.simplilearn.com/tutorials/jira/what-is-jira-and-how-to-use-jira-testing-software
  9. ↑ Monday.com 2023, https://support.monday.com/hc/en-us/articles/115005310945-What-is-monday-com-
  10. ↑ Basecamp 2023, https://basecamp.com
  11. ↑ Cisco Proximity network requiremtns 2023, https://www.cisco.com/c/dam/m/zh_cn/projectworkplace/assets/pdf/proximity-networking.pdf
  12. ↑ Cisco Room Kit datasheet 2023, https://www.cisco.com/c/en/us/products/collateral/collaboration-endpoints/spark-room-kit-series/datasheet-c78-738729.html
  13. ↑ Cisco 2023, https://www.cisco.com/c/en/us/products/collaboration-endpoints/webex-board/index.html
  14. ↑ Vox meedia 2023, https://www.vox.com/recode/21726260/zoom-microsoft-teams-video-conferencing-post-pandemic-coronavirus
  15. ↑ Zoom 2023, https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/4420426401037-What-is-Zoom-Video-Conferencing-
  16. ↑ Zoom blog 2023, https://blog.zoom.us/zoom-whiteboard/
  17. ↑ Google Meet 2023, https://workspace.google.com/resources/video-conferencing/
  18. ↑ Discord 2023, https://discord.com/safety/360044149331-what-is-discord
  19. ↑ Microsoft Teams 2023, https://support.microsoft.com/en-us/topic/what-is-microsoft-teams-3de4d369-0167-8def-b93b-0eb5286d7a29
  20. ↑ Microsoft 2023, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-policies-content-sharing
  21. ↑ Microsoft 2023, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-meeting-presentation-experience
  22. ↑ Slack 2023, https://slack.com/help/articles/115004071768-What-is-Slack-
  23. ↑ AnyDesk 2023, https://support.anydesk.com/knowledge/on-premises
  24. ↑ The Register 2023, https://www.theregister.com/2017/03/09/talktalk_blocks_teamviewer/
  25. ↑ Workspace365, "7 benefits of document management in the cloud", [www] https://workspace365.net/en/7-benefits-of-document-management-in-the-cloud/ Kasutatud 07.05.2023
  26. ↑ Google Drive, "Personal Could Storage & File Sharing Platform", [www] https://www.google.com/drive/ Kasutatud 07.05.2023
  27. ↑ Dropbox, "What is Dropbox", [www] https://www.dropbox.com/features Kasutatud 07.05.2023
  28. ↑ Microsoft, "Online cloud storage", [www] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage Kasutatud 07.05.2023
  29. ↑ Microsoft, "What is OneDrive for work or school", [www] https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-onedrive-for-work-or-school-187f90af-056f-47c0-9656-cc0ddca7fdc2 Kasutatud 07.05.2023
  30. ↑ Box, "Box Drive", [www] https://www.box.com/en-gb/drive Kasutatud 07.05.2023
  31. ↑ Adobe, "Adobe Document Cloud", [www] https://www.adobe.com/ee/documentcloud.html Kasutatud 07.05.2023
  32. ↑ Sasse, M.A., & Flechais, I., "Usable security: Why do we need it? How do we get it?", [www] https://www.oreilly.com/library/view/security-and-usability/0596008279/ Kasutatud 07.05.2023
  33. ↑ Anderson, R., & Moore, T., "Information Security: Where Computer Science, Economics and Psychology Meet", [www] https://royalsocietypublishing.org/doi/10.1098/rsta.2009.0027 Kasutatud 07.05.2023
  34. ↑ NIST, "Guide for Conducting Risk Assessments", [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800-30r1.pdf Kasutatud 07.05.2023
  35. ↑ Hadnagy, C. (2018). Human hacking: Win friends, influence people, and leave them better off for having met you. HarperCollins Leadership
  36. ↑ European Union, "General Data Protection Regulation (GDPR)", [www] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32016R0679 Kasutatud 07.05.2023
  37. ↑ Rescorla, E., "The Transport Layer Security (TLS) Protocol Version 1.3", [www] https://tools.ietf.org/html/rfc8446 Kasutatud 07.05.2023
  38. ↑ Juliana De Groot "Data Loss Prevention (DLP)", [www] https://www.imperva.com/learn/data-security/data-loss-prevention-dlp/ Kasutatud 07.05.2023
  39. ↑ NIST, "Digital Identity Guidelines: Authentication and Lifecycle Management", [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPublications/NIST.SP.800-63b.pdf Kasutatud 07.05.2023
  40. ↑ NIST, "Computer Security Incident Handling Guide", [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPublications/NIST.SP.800-61r2.pdf Kasutatud 07.05.2023
  41. ↑ NIST, "Guide to Enterprise Telework, Remote Access, and Bring Your Own Device (BYOD) Security", National Institute of Standards and Technology, [www] https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPublications/NIST.SP.800-46r2.pdf Kasutatud 07.05.2023
  42. ↑ OWASP, "OWASP Top Ten Project", The OWASP Foundation, [www] https://owasp.org/www-project-top-ten/ Kasutatud 07.05.2023
Retrieved from "https://wiki.itcollege.ee/index.php?title=Kaugtöös_kasutatavad_tehnoloogilised_vahendid&oldid=143544"