User:Rohak

Erialatutvustuse aine arvestustöö

Autor: Robert Ohak
Esitamise kuupäev: 14. november 2011

Essee

Essee teemaks valisin projekti, mida meil tööjuures hetkel läbi viiakse.

Esmalt tutvustaks meie ettevõtet Järve Biopuhastus OÜ.

Järve Biopuhastus OÜ loodi 2002. aastal eesmärgiga korrastada ja arendada kohaliku piirkonna reoveesüsteemi. Ettevõtte põhiülesanneteks on joogivee tootmine ja varustamine ning olme- ja tööstusreovee ümberpumpamine, ärajuhtimine ja puhastamine. Lisaks tegeletakse suurte keskkonnaprojektide juhtimisega. Ettevõtte tegevuspiirkonnaks on: Jõhvi vald, Illuka vald, Kiviõli linn, Kohtla vald, Kohtla-Nõmme vald, Kohtla-Järve linn ning Püssi linn. Järve Biopuhastus paikneb käesoleval hetkel geograafiliselt kolmes linnas: peakontor asub Jõhvis, reoveepuhastusjaam Kohtla-Järvel, klienditeeninduspunktid Jõhvis, Kohtla-Järvel ning Püssis.

Ettevõtte infotehnoloogilise platvormi moodustasid enne käesolevas essees käsitletud projekti kuus eraldiseisvat Eesti kohalikku tarkvara. Integratsioon tarkvarade vahel puudus ning seega esines palju andmete korduvsisestamist ja suur oli käsitsi tehtava töö maht. Samuti ei katnud olemasolevate tarkvarade funktsionaalsus enam ettevõtte ärilisi vajadusi.

Ettevõttes olid kasutusel alljärgnevad tarkvarad:
Raamatupidamistarkvara AS San Revilo - PMen. Hõlmas pearaamatu, eelarvete, ostu- ja müügireskontro, põhivarade ja materjalide ning palga- ja maksuarvestust. Tarkvara oli välja töötatud kohalike omavalitsuste vajadustest lähtudes. Lisaks raamatupidamistarkvarale kasutatati PMen’i ka suurklientide arvete väljastamiseks.
Kliendihaldustarkvara Neptun. Võimaldas klientide ja kliendilepingute põhiandmete haldust, näitude registreerimist, tarbimiskoguste arvutamist ning arvete koostamist. Tarkvara ei võimaldanud massarveldust ning arvete massiga e-meili teel klientidele saatmist.
Tootmisjuhtimise tarkvara SCADA. Lisaks tootmise juhtimisele võimaldas registreerida ka arvesti näite (ainult Kohtla-Järve reoveepuhasti ning reoveepumplate osas).
Tootmisprogramm – joogiveevarustus, pumplate haldus, elanikkonna kaebuste sissekanded ja märkused probleemide lahenduskäigu kohta.
Geoinfosüsteem ArcGIS.
Kontoritarkvarapakett MS Office, mida kasutati erinevate registrite pidamiseks, nt seireregister, arvestite register, dokumendiregister, personaliregister.

Projekti peamised eesmärgid olid järgmised:

• Korrastada ja muuta efektiivsemaks ettevõtte äriprotsessid, kiirendada ja tõhustada majasisest infoliikumist;
  
• Parandada klienditeeninduse kvaliteeti koondades kogu klientidega seotud info ühte süsteemi;
  
• Tagada lahendus, mis võimaldab toime tulla pidevalt kasvava kliendibaasiga ja andmemahtudega;
  
• Parandada süsteemi töökindlust - kasutusel olid nn ühe-mehe tarkvarad, kus oht toe kadumisele on suur.
  

Projekti skoopi kuulus

• klienditeenindusprotsessiga seonduvad valdkonnad, sealhulgas kliendikontaktide ja lepingute haldus, arveldused, kliendisuhtlused ja kampaaniad (masskirjad), internetipõhine iseteenindusbüroo klientidele;
  
• majasisene dokumendihaldus;
  
• finantsjuhtimine;
  
• personali-, aja- ja palgaarvestus;
  
• laiendatud ärianalüüs (OLAP).
  

Riskide hajutamiseks ning parema jälgitavuse huvides oli projekt jaotatud etappideks. Eelpool loetletud valdkondadele oli olulisuse alusel omistatud prioriteetsused ning juurutus oli jagatud etappidesse.
Prioriteet 1: Etapp 1 – kliendihaldus, dokumendihaldus;
Prioriteet 2: Etapp 2 – internetipõhine iseteenindusbüroo;
Etapp 3 – finantsjuhtimine, personali-, aja- ja palgaarvestus;
Prioriteet 3: Etapp 3 – ärianalüüs (OLAP kuubikud).

Alljärgnevalt on lühidalt kirjeldatud meie ettevõtte funktsionaalsus nõuded.

Klienditeeninduse põhiprotsessi nõuded - kinnistute, objektide ja ühenduste haldus, klientide ja lepingute haldus, arvestite haldus ning nii põhi- kui ka muude teenuste arveldus (hinnad, teenused, näidud, tarbimised, arved, laekumised, võlad). Põhiprotsessiga seotud teemadena käsitletakse ka kliendisuhtluste haldust, veebiliidest kliendile, ettevõtte üldist seireregistrit ja hooldustööde registrit.

Dokumendihalduse nõudetest, kontaktide haldus. Kontaktide all mõistetakse kõiki ettevõtte kliente, hankijaid, koostööpartnereid ning ettevõtte töötajaid, kellega seotakse kõikvõimalikke dokumente või keda kaasatakse dokumendikäitlusprotsessidesse (töövoogudesse). Kontaktide hulka loetakse teiste seas ka dokumendihaldussüsteemi kasutajad.

Dokumendihalduse nõudetest, dokumentide register, mis koondab struktureeritud kujul ettevõtte kirjavahetuse, lepingud, käskkirjad jm. ettevõttesisesed ja välised dokumendid. Klientidega seotud dokumendid registreeritakse kliendihaldustarkvaras suhtlustena
Dokumendihaldus toimus tabelarvutus failides, kuhu oli tekitatud registri struktuur ja registreeriti peamine dokumenti puudutav info. Dokumente endid säilitatati paberkujul ja/või elektrooniliselt PDF failidena. Eesmärgiks oli koondada kogu ettevõtte dokumentatsioon ühtsetel alustel toimivasse kesksesse dokumendihaldussüsteemi, kus dokumendid asuvad struktureeritult ühes andmebaasis ja on ligipääsetavad kõigile asjaosalistele.

Kuna ettevõtte kuulub täies osas kohalikele omavalitsustele (Jõhvi vald, Kohtla-Järve linn, Kiviõli linn, Püssi linn), ollakse kohustatud oma raamatupidamisarvestuse korraldamises järgima riigiraamatupidamise reegleid.
Raamatupidamistarkvarana oli ettevõttes kasutusel PMen. Antud tarkvara kattis küll täielikult riigiraamatupidamisest tulenevad nõuded, kuid jättis vajaka ettevõtte enda ärispetsiifilised vajadused.
Pearaamatu valdkonnas oli suurimateks kitsas kohtadeks võimaluste puudumine ettevõtte ärispetsiifiliseks arvepidamiseks. Kontoplaan oli riigiraamatupidamise oma ning ei katnud tootmisettevõtte vajadusi.
Samuti võimaldas kasutuselolnud tarkvara kasutada ainult nelja riigiraamatupidamisega seotud dimensiooni – Tehingupartner, Tegevusala, Allikas, Rahavoog – mis aga ei andud piisavalt võimalusi analüüsiks.
Lisaks finantsarvestuses oli vajadus pidada laoarvestust kemikaalidele ja kütusele, valmistoodangule (kompostile) ning varuosadele ja materjalidele.
Põhivarade arvestuse suurimaks eripäraks, millega tuli arvestada meie etttevõttes on sihtfinantseerimise teel põhivarade soetamine.
Perspektiivis nähti kogu palga-, personali- ja ajaarvestusega seotud toimingute ja andmete koondamist ühtsele integreeritud tarkvaraplatvormile, misläbi viidi minimaalseks andmete korduvsisestamise hulk ning tekkivate inimlike vigade arv.
Palgaarvestuse moodul pidi olema integreeritud finantsraamatupidamisega, võimaldama produtseerida perioodilisi maksu- ja statistikaameti aruandeid ning genereerima palgamaksete kohta sisendfaile pangakeskkonna jaoks.

Lisaks eelnevale oli meil nõudeks integreerida kliendihaldustarkvara geoinfosüsteemiga, väliste laboritega, Itellaga arvete väljastamise eesmärgil ja otsekorralduslepingutele ning integreerida SCADA-ga näitude importimiseks tootmistarkvarast.

Minu osa selles projektis oli ja on olla tellijapoolne projektijuht ja järelevalve teostaja. Minu peamisteks ülesanneteks selles projektis on muuhulgas kutsuda kokku ja juhatada projektikoosolekuid ning protokollida kirjalikult, jälgida tööde teostamist vastavalt lepingule ja selles toodud nõuetele, esitada meie ettevõtte seisukohti ja nõuda nende elluviimist nii täitjalt kui meie poolselt projektimeeskonnalt vastavalt haldusalale, koordineerida tegevusi, planeerida, võtta vastu otsuseid ja teha etepanekuid oma vastutusala piires, seoses tark- ja riistvara ostu, arenduse ja juurutamisega selliselt, et oleks tagatud tulevikku suunatud IT haldus.

Kokkuvõtteks, selle projekti tulemusel on meie ettevõttes ühine infosüsteem kogu ettevõtte tööprotsesside jälgmiseks, arvestamiseks ja töö korraldamiseks. Käesoleva aasta lõppuni kehtib tarnija poolne garantii ja käib vigade otsimine ja parandamine.

Õpingukorralduse küsimused

Küsimus B

Kukkusid arvestusel läbi. Kuidas edasi? Kaua on võimalik =\arvestust teha? Kellega kokkuleppida, et arvestust teha? Kuidas toimub järelarvestusele registreerimine? Mis on tähtajad? Palju maksab, kui oled riigieelarvelisel (RE) kohal? Palju maksab, kui oled riigieelarvevälisel (REV) kohal?

Vastused

• Kuidas edasi?

Tuleb ennast registreerida järelarvestusele.

• Kaua on võimalik arvestust teha?

Arvestust on võimalik teha kuni ülejärgmise semestri punase joone päevani. Kordusarvestuste tähtajad määrab ainet õpetav õppejõud kooskõlas õppeosakonnas koostatud soovitusliku ajakavaga.

• Kellega kokkuleppida, et arvestust teha?

Et kordusarvestust teha, peab kokku leppima ainet õpetava õppejõuga.

• Kuidas toimub järelarvestusele registreerimine?

Järelarvestusele peab registreerima õppeosakonnas.

• Mis on tähtajad?

Arvestust on võimalik teha kuni ülejärgmise semestri punase joone päevani.
Riigieelarvevälisel (REV) kohal peab olema tasutud kordusarvestuse tasu üleeelmise tööpäeva lõpuks arvestatuna eksami toimumise päevast.

• Palju maksab, kui oled riigieelarvelisel (RE) kohal?

Kordusarvestused on riigieelarvelisel (RE) kohal tasustamatta.

• Palju maksab, kui oled riigieelarvevälisel (REV) kohal?

Kordusarvestused riigieelarvevälisel (REV) kohal maksavad 13 €, mis tasutakse Eesti Infotehnoloogia Sihtasutuse kontole.

Küsimus 5

Millised võimalused on minna akadeemilisele puhkusele teisel õppeaastal? Mis tegevused tuleb selleks teha? Kui pikk on maksimaalne puhkuse aeg? Kuidas toimub puhkuse lõpetamine? Kuidas toimub puhkuse varasem lõpetamine? Kas puhkuse ajal saab deklareerida õppeaineid? Kas saab teha järele eksameid ja arvestusi?

Vastused

• Millised võimalused on minna akadeemilisele puhkusele teisel õppeaastal?

Eesti kaitsejõududesse teenima asumisel, lapse hooldamiseks ja muudel põhjustel.

• Mis tegevused tuleb selleks teha?

Akadeemilist puhkust taotletakse avaldusega rektori nimele ja vormistatakse rektori käskkirjaga.

• Kui pikk on maksimaalne puhkuse aeg?

Eesti kaitsejõududesse teenima asumisel – kuni üheks aastaks.
Lapse hooldamiseks – kuni lapse kolme aastaseks saamiseni.
Muudel põhjustel – kuni üheks aastaks.

• Kuidas toimub puhkuse lõpetamine?

Akadeemilist puhkuse lõpetamist taotletakse avaldusega rektori nimele ja vormistatakse rektori käskkirjaga.

• Kuidas toimub puhkuse varasem lõpetamine?

Akadeemilist puhkuse katkestamist taotletakse avaldusega rektori nimele ja vormistatakse rektori käskkirjaga.

• Kas puhkuse ajal saab deklareerida õppeaineid?

Ei, akadeemilise puhkuse ajal ei saa deklareerida õppeaineid, välja arvatud üliõpilasel, kes on akadeemilisel puhkusel lapse hooldamiseks, kellel on õigus osaleda õppetöös esitades ainete deklareerimiseks kirjalik taotlus õppeosakonda.

• Kas saab teha järele eksameid ja arvestusi?

Jah, akadeemilise puhkuse ajal on lubatud sooritada arvestusi ja eksameid.