Konverentsikeskus. Luua online broneeringu süsteemi, mille kaudu administraator saab täita ruumi broneeringu vastavalt kliendi soovile. Süsteem kuvab sisestatud broneeringu kalendris.
Analüüs
Projekti kirjeldus
Meie rühma projekti eesmärk on luua WPF rakendus mis haldab väljamõeldud konverentsikeskuse broneeringuid, ehk on broneerimissüsteem.
Rakendus on mõeldud väiksemale konverentsikeskusele, mis asendaks lõputute Exceli tabelite hulka ja pakuks konverentsikeskuse töötajale (edaspidi administraator) mugavat tööriista igapäevase töö planeerimiseks ja tööülesannete täitmiseks.
Rakenduse abil administraator sisestab ja muudab broneeringuid. Sellest saab ülevaadet konverentsikeskuse täituvusest kuupäevade ja ruumide lõikes. Baasversioonis tegemist on offline desktop-rakendusega, millele pääseb ligi vaid autoriseeritud töötaja. Täiendatud versioon võimaldaks ka kliendile online-kliendi kaudu iseseisvalt ruume broneerida.
Konverentsikeskuse rakendus põhineb samal põhimõttel, mis "kodune raamatukogu".
Antud rakendus loob aluse paljudeks võimalikeks edasiarendusteks: tulevikus võib täielikult üle anda broneeringute sisestamist kliendi kätte interneti kaudu, ning samuti automatiseerida ka arvete koostamist ja tellijale saatmist. Osa edasiarendustest on üksikasjalikumalt kirjeldatud “Nice-to-have funktsioonide all”.
Kasutajate rollid
Minimaalses funktsionaalsuses süsteemi kasutajaks on ainult konverentsikeskuse administraator kes:
Loob/muudab kliendi profiile.
Broneerib ruume kindlaks kuupäevaks kindla kliendi nimele.
Kinnitab broneeringuid, kui laekub tasu broneeringu eest.
Kustutab broneeringuid, kui broneeringu tasu ei ole laekunud tähtajaliselt, või kui tellija on broneeringu tühistanud.
Vaatab aruandeid broneeringute kohta ruumide ja kuupäevade(kalendrivaade) lõikes.
Aktiveerib/deaktiveerib keskuse ruume (nt. ajutine sulgemine remondi ajaks)
Must-have funktsionaalsus
Administraatori sisselogimis-/autentimisvorm
Kasutajanimi
Salasõna
Kliendi profiili loomise/muutmise vorm
Organisatsiooni nimi
Kontaktisiku nimi
E-mail (kohustuslik)
Muud kontaktandmed
Aktiivne/Mitteaktiivne
Ruumi informatsiooni vaade iga ruumi kohta
Ruumi nimi
Rumi istekohad
Aktiivne/mitteaktiivne
Broneeringu sisestamise vorm
Kliendi nimi
Ruumi nr
Kuupäev
Osalejate arv
Lisainfo
Administraatori ID
Loomise aeg
Kinnitatud ja kinnitamata broneeringute ülevaate vaaded /Kronoloogiliselt loodud broneeringute tabel
Broneeringu ID
Tellija nimi
Kinnitamata broneeringu puhul võimalus (check box) broneeringut kinnitada.File:Kalender.jpgKalender
Kalendrivaade, kus on visuaalselt näha keskuse täituvus järgmiseks nädalaks või kuuks
vt. joonist
Esialgse versiooni kitsendused
Ligipääs rakendusele on ainult administraatoril ning administraatori infovahetus tellijaga ei kuulu rakenduse skoobi sisse.
Ruum broneeritakse korraga terveks päevaks. Kui on mitmepäevane üritus, administraator teeb igale päevale eraldi broneeringut.
Kuigi reaalses elus konverentsikeskuse ruumi mahutavus võib erineda sõltuvalt toolide/laudade paigaldusest, antud rakenduses ruumi mahutavus on piiratud ühe arvuga (istekohtade arv).
Võimalikud probleemid
1. Admin sisestab kaks broneeringut samale päevale ja samale ruumile.
Lahendus: juba sisestamise ajal süsteem kontrollib ruumi kättesaadavust valitud päeval ja ei võimalda topelt broneerida.
2. Kolmandate isikute sanktsioneerimata ligipääs rakendusele.
Lahendus: iga töösessiooni alguses administraator autoriseeritakse süsteemis ja igas broneeringus salvestatakse ka vastutava administraatori info.
3. Administraator deaktiveerib ruumi, millel on olemas broneeringud.
Lahendus: deaktiveerimisel süsteem kontrollib broneeringute olemasolu ja annab administrastorile hoiatuse broneeringute nimekirjaga.
4. Administraator redigeerib kliendi andmeid ja tahtlikult või kogemata kustutab kliendi profiili täielikult.
Lahendus: administraatoril puudub võimalud kustutada kliendi profiili. Selle asemel kliendi profiili juures on lahter Aktiivne/Mitteaktiivne, mida saab vajaduse korral märkida. Nii tagatakse, et ka minevikus lõppenud broneeringud on seotud konkreetsete tellija andmetega.
5. Ruumi broneerimisel sisestatud osalejate arv ületab ruumi mahutavust.
Lahendus: Broneeringu sisestamisel süsteem annab hoiatust mittevastavuse kohta ja pakub kaks lahendusvarianti: muuda ruumi suuremaks (kui suurem ruum on selleks kuupäevaks vaba), või paranda osalejate arvu.
Nice-to-have funktsioonid
Süsteem automaatselt genereerib ja saadab arvet esitatud broneeringu eest kliendi e-mailile.
Süsteem saadab broneeringu kinnitust tellija e-mailile, kui administraator märgib, et tasu broneeringu eest on laekunud.
Ruumidega koos on võimalik broneerida ka lisateenuseid: tehnika, toitlustus jms. lisavarustuse/-teenuste hind lisatakse broneeringu arvele.
Online-klient Internetis, kus tellija saab sisestada broneeringu iseseisvalt.
Võimalus broneerida ruumi mitmeks tunniks, mitte ainult terveks päevaks.
Rakendus toetab allahindluste süsteemi: administraator sisestab allahindlusi reeglite kogumina ja süsteem rakendab neid arve summa kalkuleerimisel.
näiteks “Early Bird Special”: kui ruum on broneeritud varem kui 2 kuud enne üritust, klient saab 15% soodustust
Very-nice-to-have Püsikliendi staatus. Püsiklient saab logida süsteemi sisse oma parolliga ja saada ülevaade oma aktiivsetest broneeringutest.
Very-nice-to-have-2 graafiline liides online-kliendis, mis näitab keskuse plaani ja plaanis näitab vabu ruume määratud kuupäevale. Plaanist saab ka lisainfot iga ruumi kohta.
Võimalikud probleemid
1. Arve saatmine ei õnnestu, sest kliendi e-maili aadress on puudu või on vigane.
Lahendus: teha kliendi konto loomisel e-maili lahter kohustuslikuks, ning kontrollida sisestatud onfo vastavust e-maili aadressi formaadile.
2. Võimalik on inimviga, kui administraator unustab märkimast arve summa laekumist.
Lahendus: Administraatori sisselogimisel süsteemi esmase asjana tuleb ekraanile meeldetuletusaken, kust, soovi korral, saab liikuda otse kinnitamata broneeringute nimekirja.
3. Broneeringud, mille eest tasu ei ole laekunud teatud aja jooksul jäävad süsteemi.
Lahendus: määrata aegumisperiood kinnitamata broneeringutele, mis on võrdne ettemaksuarve maksetähtajaga. Hoiatada administraatorit iga töösessiooni alguses samal päeval aeguvatest broneeringutest.
