Meeskond: MMTL development

Meeskond

• Martin Mänd - projektijuht
• Taavi Lõhmus

Projekti idee

Tellimuste tegemise ja haldamise rakendus Liiklusmärkide tootmisega tegelevale ettevõttele Taavi firmas hetkel puudub mõistlik süsteem tellimuste tegemiseks klientide poolt ning tellimuste vastuvõtmiseks. Tellimusi on võimalik teha ainult emaili teel. Edasine protsess kliendi tellimuse haldamisel on manuaalne ning tellimuse vormistamisel ning hinna kujundamisel kasutatakse MS Office tööriistasid (Excel). Plaan on valmistada veebileht kus on võimalik kliendil lihtsalt oma tellimus esitada ning tellimuse haldamine toimuks WPF rakenduse abil, mis kujundaks saadud tellimuse põhjal eeltäidetud pakkumise ning lihtsustaks tööprotsessi tunduvalt.

Projekti Analüüs

Ülevaade

Firmas, kus liiklusmärkide tootmine on üheks põhiosaks, toimub hinnapakkumiste tegemine ja tootmisesse tulevate tellimuste edastamine kas paberkandjal või e-maili teel. Kliendid teevad päringuid e-maili teel, kas firma üldisele või mõne kindla töötaja e-mailile, kes siis omakorda kas siis suunavad edasi mõnele teisele töötajale või teevad ise pakkumise. Selle tegemiseks kasutatakse MS Office tüüpi töövahendeid või antakse kliendile tagasisidet soovitud toodete hinna kohta lihtsalt vastates kirjale ning ei tehta eraldi ametlikult vormistatud pakkumist. Pärast hinnapakkumise kinnitamist edastatakse tellimus tootmise osakonda. Reeglina toimub see kahel võimalikul juhul, kas tuuakse tellimus paberkandjal või edastatkse e-maili teel. Tootmisprotsessi algfaasis vaadatakse üle, mis liiki liiklusmärkidega on tegu(Mis on märgi number? Mis on märgi alusmaterjal? Miilline on märgi suurusgrupp? Mis klassi kilet kasutada?). Tihti on olukordi, kus tellimuse täitmiseks on puudu vajalik osa informatsiooni. Näiteks on jäetud täpsutamata tootmise osakonna jaoks, millist matejali kasutada või mõningate liiklusmärkide puhul sellele kantava teksti sisu. Selguse saamiseks pöördutakse kas hinnapakkumise teinud töötaja poole, kes on jätnud vajaliku informatsiooni märkimata või siis tootmisosakond võtab otse kliendiga ühendust ja uurib välja puuduva informatsiooni. Kui kõik vajalik teada algab tootmise protsess. Pärast liiklusmärkide tootmise protsessi lõppu, teavitatakse klienti, kas telefoni teel või siis e-maili kaudu. Seda teeb tootmise osakond või siis kliendiga eelnevalt suhelnud ja neile pakkumise teinud töötaja. Viimase etapina, edastatakse kogu info kliendi ja tellimuse kohta raamatupidajale, kes koostab sellest lähtudes kliendile arve. On ka teine variant, kus pärast hinnapakkumise kinnitamist on teatud klientide ja tellimuste puhul olukord, kus eelnevalt saadetakse info raamatupidajale, kes teeb ettemaksuarve ning alles pärast selle tasumist alustatakse tootmisega. Kuna hinnapakkumisi ei tee ainult üks inimene ning teatud kliendid suhtlevad erinevate töötajatega, siis tellimused tulevad erinevate inimeste poolt ja tihti jääb tootmise jaoks vajalikku informatsiooni puudu ja tekib olukordi, kus toimub mõttetult palju edasi tagasi suhtlust kas siis töötajate või töötaja kliendi vahel, mida oleks võimalik vältida.

Analüüs

Projekti raames on plaan luua veebileht/rakendus kus on kliendil võimalik sisestada lihtsalt oma tellimus, täites vastavad väljad. Samuti jääb alles tellimuste esitamine kasutades olemasolevaid võimalusi ning tellimuste ja hinnapakkumiste haldamine toimuks kasutades WPF rakendust.

Üheks rakenduse eesmärgiks on luua kliendile(tavakasutajale) võimalus esitada tellimusi läbi veebilehe/rakenduse, kus on selle tegemine toimub täites vajalikud infoväljad. Väljade juures on informatiivne tekst/juhend, mis oleks ka liiklusmärgi standardile ja normidele võõrale inimesele abiks tellimuse esitamisel. Lisaks liiklusmärgi materjali küsimuste lahendamisel oleks teatud märkide puhul vajalik lisa informatsioon (näiteks kiirusepiirangu liiklusmärgi puhul, millise numbri kanname märgile), mida samuti tellimuse esitamisel vajalikuks infoväljaks teha. See lihtsustaks omakorda hinnapakkumise tegemist ja tootmise protsessi. Tellimuse jaoks vajalik info:

      *Kliendi andmed
       *Liiklusmärgi number ja kirjeldus
       *Liiklusmärgi alusmaterjal
       *Liiklusmärgi suurusgrupp
       *Liiklusmärgi kile klass
      *Suunaviitade puhul teksti suurtähe kõrgus
       *Teatud märkide puhul sellele kantav tekst/info
       *Kogus

Teiseks eesmärgiks oleks töötajatele luua CRM rakendus, mis annab töötajatele hea ülevaate hinnapakkumistest ja tootmises olevatest tellimustest.

Rakenduse tööprotsessi kirjeldus:

1. Tehakse hinnapäring

2. Koostatakse hinnapakkumine

3. Kinnitatud hinnapakkumine edastatakse tootmisesse

4. Tellimus võetakse töösse

5. Saadetakse kliendile teatis tellimuse valmimisest.

6. Saadetakse arve kliendile.

Töötajad saavad omale kasutajanime ja parooli ning sellega koos õigused programmis teha erinevaid toiminguid. Kes tegelevad hinnapakkumiste ja tellimuste vastuvõtmisega, saavad teha muudatusi selles kategoorias. Samuti tootmisega tegelevad töötajad saavad teha muudatusi tootmise osas. Sellega tekib töötajate/kasutajate andmebaas.

Hinnapakkumise tegemise puhul tekib andmebaas klientidest, mis pärast esmakorsest sisestamist saab järgnevate tellimuste puhul laadida sellest andmebaastist. Samuti tekib andmebaas hinnapakkumistest, kus on võimalik jälgida tehtud pakkumiste olekut, kas ootel, tühistatud või kinnitatud. Kui pakkumine kinnitatakse, siis edastatakse tellimus toomisesse. Enne kui tellimus tootmisesse saadetakse, kontrollitakse, et kõik vajalik info on olemas, kui mitte, siis teavitatakse kasutajat, kus ilmnesid puudused ja saab need puudused likvideerida.

Tootmisesse jõudvatest tellimustest tekib oma andmebaas, kus saab määrata tellimuste olekut, kas järjekorras, töös või tehtud. Oleku „tehtud“ puhul saadetakse kliendi rekvisiidid koos tellimuse detailidega (märgi tüüp, kogus ja summa) raamatupidamisse, kes saab nende andmete põhjal koosatada kliendile arve. Tootmises järjekorras olevate tellimuste lähenevatest tähtaaegadest antakse märku, kui see peaks olema kindlaks määratud aja kaugusel. Kuna erinevatele klientidele on oma hinnakiri, seega on eraldi hinnakirjade andmebaas, kus saab määrata koostööpartneritele eraldi soodsama hinnakirja.

Rakendus annab hea ülevaate, milline on mingil kindlal ajahetkel hinnapakkumiste seis ning kui suur koormus on tootmises. Samuti oleks võimalik teha päringuid mingil perioodil tehtud töödest ja teha statistikat, mis tüüpi liiklusmärke toodeti kõige rohkem või milline klient tellis kõige enam ja vastavalt sellel teha ka erinevatele klientidele soodustusi.

Funktsionaalsused, mis on kindlasti plaanis teostada (Must Have):

Veebileht tellimuse tegemiseks (kliendipoolne) - Kliendil on võimalik teha tellimus veebilehel kus on vajalik sisestada eelnevalt mainitud infoväljadele andmed. Enne tellimuse väljasaatmist kuvatakse ülevaade sisestadud andmetest, peale mida on kliendil v6imalik kinnitada tellimus ning salvestatakse andmebaasi edasisteks protsessideks.

WPF rakendus kliendi tellimuste haldamiseks\lisamiseks - Töötajatel (kliendihaldurid, tootmistöölised) on ligipääs rakendusele. kliendihaldurile kuvatakse tellimuse kohta esmane hinnapakkumine vastavalt andmebaasis sisalduvatele hindadele (võimalik lisada soodustus). Hinnapakkumine saadetakse kliendile meili teel. Positiivse vastuse saamisel kliendihaldur muudab tellimuse staatust (“Tootmisele suunatud”), peale mida tootmisosakond kinnitab tellimuse vastuvõtust staatuse muutmisega (“Tootmiseks vastuvõetud”). Tellimuse valmimisel muudetakse staatust (“Tellimus valmis”) ning saadetakse rekvisiidid koos tellimuse sisuga (võimalusel automaatne) raamatupidajale arve vormistamiseks. Arve saadetakse kliendile. Arve tasumisel teavitab raamatupidaja kliendihaldurit, kes muudab tellimuse staatust (“Tellimus tasutud, valmis transpordiks”) ning v2ljastakse tellimus laost. Viimasena etapina muudetakse tellimuse staatus (“tellimus l6petatud”) kui klient on saanud tellimuse kätte ning pretensioone ei esinenud.

Menüü WPF rakenduses:

• Teavitused
• Tellimused
• Tellimuste ajalugu

WPF rakenduses Teavitused (Notification) funktsioon tellimuse saabumisest ning staatuse muutusest

Funktsionaalsused, mis teostatakse võimalusel (Nice to have):

• Hinnapakkumise saatmise võimalus kliendile WPF rakenduse siseselt emailile

• Andmebaas püsiklientidega ning neile pakutavatate soodustustega, lisaks võimalus tellimuse puhul valida kindla kliendi soodustus.

• Automaatne teavitus emaili teel sabunud tellimusest/ Tellimuse sooritanud kliendile pakkumise saatmine WPF rakenduse siseselt

Tehnoloogia

Kasutatav raamistik: .NET Framework 4.5

Tehnoloogiad:

• C#
• WPF
• ASP.NET
• LINQ

Blogi

• 19.10.15 Moodustati tiim.
• 23.10.15 Ideede arutamine, lõplik valik edasiseks projektiks.
• 24.10.15 Wiki lehe loomine.
• 02.11.15Analüüsi arutlus, vormistamine